سیستم اتوماسیون اداری تاکنون در بسیاری از سازمانها و ارگانهای دولتی پیاده سازی گشته است. اما تاکنون وضعیت استفاده از اتوماسیون در سازمانها، روند اجرایی و چالشهای پیشروی آن چگونه بوده است؟ در این مقاله به ارائه گزارشی از وضعیت مکاتبات دستگاه های دولتی در سال ۹۶ و مقایسه آن با سالهای گذشته میپردازیم.
هرساله در تاریخ ۱۷ اردیبهشت به مناسبت روز ملی اسناد همایشی با محورهای مکاتبات، اسناد، فناوری اطلاعات، اداری و مالی برگزار میگردد. این مقاله براساس گزارش نهایی دومین همایش بزرگ نظام اداری کشور که بوسیله اداره کل دبیرخانه مرکزی تدوین شده است؛ ارائه میگردد.
اقدامات دولت در جهت تحقق دولت الکترونیک
در راستای متناسب‌سازی تشکیلات نظام اداری کشور، اصلاح فرایندها، توسعه نظام اداری الکترونیک،
یکپارچه‌سازی اطلاعات و مدیریت دانش، حذف فساد اداری، ارتقای ظرفیت نیروی انسانی متخصص و بطورکل تحقق دولت الکترونیک، تاکنون اقدامات زیر در سازمانهای دولتی صورت گرفته است:
- راه‌اندازی سامانه رصد با هدف امکان پایش و رصد الکترونیکی مکاتبات بین دستگاهی
- راه‌اندازی سامانه شمس (شماره ملی سند) با هدف برخوردار شدن کلیه اسناد از شماره یکتا و اختصاصی
- راه‌اندازی سامانه ساد (سامانه اسناد دولت) با هدف قرار گرفتن اسناد و مدارک کلی و عمومی برای کلیه دستگاههای اجرایی و ایجاد یک تالار مرجع از مستندات دولتی؛
- اتصال دفاتر پست و پیشخوان به شبکه دولت با هدف سرعت و سهولت و افزایش رضایتمندی ارباب رجوع؛
وضعیت الکترونیکی شدن مکاتبات در سازمانهای دولتی
براساس بررسی به عمل آمده از ۱۲۱ میلیون مکاتبه انجام شده در سال ۱۳۹۶ ، ۷۰ درصد آن الکترونیکی و ۳۰ درصد آن کاغذی بوده است که در این وضعیت، استانداریها و استانهای کشور وضعیت مطلوبتری نسبت به سازمانها و وزارتخانه‌ها دارند. بطور میانگین دستگاههای اجرایی حدود ۵۰ درصد از قابلیتهای موجود در اتوماسیون اداری را برخوردار هستند.
همچنین طبق ارزیابی به عمل آمده، وضعیت الکترونیکی شدن در مجموع روند رو به بهبود را نشان می‌دهد. در سال ۱۳۹۱ یعنی آخر دولت دهم مکاتبات کاغذی ۷۰ درصد و الکترونیکی ۳۰ درصد بوده است. درحالیکه در دولت یازدهم و دوازدهم رشد مناسبی در مسیر الکترونیکی شدن را پیموده‌ایم به گونه‌ای که اکنون در مجموع ۷۰ درصد مکاتبات به صورت الکترونیکی و صرفاً ۳۰ درصد به صورت کاغذی صورت میگیرد.
با این همه وضعیت چاپ (پرینت) در شرایط مطلوبی قرار ندارد و کثیری از کاربران امکان چاپ مکاتبات را دارند. هنوز یک چهارم دستگاههای اجرایی کشور بیش از ۵۰ درصد مکاتبات خود را بصورت کاغذی انجام میدهند که امید است با هم‌اندیشی و بکارگیری فناوریهای اطلاعاتی میزان چاپ مکاتبات روز به روز کاهش یابد.
نتایج حاصله از ارزیابی دستگاههای دولتی
نتایج تجزیه و تحلیل ارزشیابی دستگاه های اجرایی، چالشها و راهکارهای پیشنهادی |
|||
عنوان |
وضعیت |
چالشها |
راهکارها |
| وضعیت مکاتبات الکترونیکی | فاصله تا وضعیت مطلوب | عدم استفاده ۹۰ درصدی مدیران ارشد از سیستم اتوماسیون اداری | عزم جدی مدیران ارشد به استفاده از سیستم – حل مشکل الکترونیکی شدن مکاتبات مالی، حقوقی، نامه های طبقه بندی شده - |
| وضعیت چاپ | مناسب نیست | دسترسی یک سوم کاربران به چاپ | تلاش جهت کاهش و یا حذف دسترسی چاپ کاربران |
| شبکه دولت | خوب و نیاز به تلاش بیشتر | عدم اتصال دستگاه های امنیتی، نظامی، سازمانهای خصوصی و شرکتی | ترمیم زیرساخت ها |
| قابلیت های سامانه | تاحدودی خوب | نبود نرم افزار یکپارچه با یک زبان مشترک | برخوردار بودن از ۴۳ درصد |
| تکریم ارباب رجوع | خوب | عدم رضایت مشتریان | داشتن متوسط زمان پاسخگویی |
| دولت همراه | مناسب نیست | مقاومت دستگاه های امنیتی و حفاظتی | عملیاتی شدن نسخه موبایلی نرم افزار - |
| امنیت | خوب | سرقت و از بین رفتن اطلاعات | داشتن سرور پشتیبان اتوماسیون بصورت آنلاین - |
در مجموع بیش از ۹۵ درصد فعالیت‌های روزانه دولت در قالب‌های استاندارد قابل تعریف است که با پیاده‌سازی صحیح اتوماسیون اداری، این نیاز برطرف خواهد شد. مهمترین عامل در مسیر تحقق سازمان کم یا بدون کاغذ، ارتباط نظام‌مند نرم‌افزاری بین سامانه‌های متعدد و متنوع، آموزش، فرهنگ‌سازی و ترویج استفاده از فناوریهای نوین میباشد.
رفع چالشهای پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری با راهکارهای فراگستر
چنانچه اتوماسیون اداری استاندارد و یکپارچه در دولت پیاده‌سازی شود، بسیاری از چالشهای کنونی استقرار این سیستم در سازمانها حذف خواهد شد بطوریکه کلمات، اعداد و حتی اقدامات قابل داده کاوی هستند. بخشی از راهکارهای اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر برای سازمانهای دولتی در زیر عنوان شده است:
- امکان پشتیبانی از سامانه‌های دولتی مانند رصد
- پشتیبانی از فرم‌ساز و گردش فرم در سازمان با پیاده سازی مدیریت فرایندها
- داشتن زیرسیستم مدیریت مستندات جهت بایگانی اسناد و مدارک
- امکان ارسال پیامک جهت پیگیری و یادآوری نامه‌ها و ارجاعات
- قابلیت "سامانه در نگاه" جهت آمارگیری از میزان مصرف کاغذ و صرفه‌جویی در سازمان
- رابط کاربری فوق‌العاده زیبا و ساده جهت استفاده تمامی کارمندان و مدیران سازمان
- ارائه نسخه موبایل سازمانی برای مدیریت مکاتبات بصورت آفلاین و آنلاین، برای دو سیستم عامل Android و iOS
- ارائه داشبورد هوش تجاری (گزارشات و نمودارهای متعدد برای تصمیم‌گیری بهتر مدیران)
- راه اندازی آکادمی فراگستر جهت آموزش کامل کارکنان تا پیاده‌سازی کامل و موفق سیستم اتوماسیون اداری در سازمان
- و...
در همین خصوص شرکت فراگستر به مناسبت اعیاد مبارک قربان و غدیر و هفته دولت جهت بهره‌مندی دولت از مزایای استقرار اتوماسیون اداری، اجرایی شدن اصل ۴۴ قانون اساسی، کوچک کردن دولت و تحقق دولت الکترونیک تخفیفات ویژه‌ای را درنظر گرفته است. اگر شما نیز به تاثیرات مثبت بکارگیری این نرم افزار در سازمان خود پی برده‌اید و تسهیل در جمع آوری و طبقه بندی اطلاعاتی سازمانی برایتان اهمیت دارد پیشنهاد میکنیم به لینک زیر مراجعه کنید.
بسته‌های تخفیفی در جشنواره فروش ویژه اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر
نوشته سیستم اتوماسیون اداری و تاثیرات آن در سازمانهای دولتی اولین بار در فراگستر. پدیدار شد.