در ادامه مقاله‌های مربوط به مبحث نامه اداری، به اجزا و ساختار نامه اداری می‌پردازیم. در مقالات قبلی در مورد تعریف نامه اداری، انواع آن، نحوه صحیح شماره‌گذاری نامه‌های اداری و نحوه نگارش آنها خواندید. اگر می‌خواهید با ساختار نامه اداری و اجزای تشکیل‌دهنده آن آشنا شوید، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
اجزای تشکیل دهنده نامه اداری کدام است؟
هر نامه اداری از قسمت‌های زیر تشکیل می‌شود:
- سر لوحه و نشان سازمان
- مشخصات ثبتی
- عناوین گیرنده و فرستنده
- موضوع نامه
- متن نامه
- امضا (و مشخصات امضا کننده)
- گیرندگان رونوشت و نشانی
این قسمت‌ها در واقع ارکان نامه‌های اداری می‌باشند، زیرا نبود هر یک از آنها باعث می‌شود نامه حالت رسمیت خود را از دست بدهد و از اعتبار بیفتد. شما با استفاده از این ۷ نکته می‌توانید به راحتی ساختار نامه‌های اداری را رعایت کنید. برای درک بهتر این اجزا به شرح هر یک از آنها خواهیم پرداخت.
سرلوحه و نشان سازمان
به آن قسمت از نامه‌ها که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ می‌شود، سرلوحه نامه‌های اداری گفته می‌شود. این سرلوحه‌ها معمولا شامل لوگوی سازمان و اطلاعاتی مانند تاریخ، شماره نامه و پیوست است که به صورت پیش‌فرض بر روی تمامی کاغذهای مربوط به نامه نگاری اداری چاپ شده‌اند. در سیستم‌های الکترونیکی نیز سرلوحه‌ها به صورت پیش‌فرض در قالب نامه وجود دارند. نمونه این سرلوحه‌ها، کاغذهای اداری در وزارتخانهها و سازمانه‌های دولتی هستند که علاوه بر آرم اختصاصی خود، دارای آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارت‌خانه یا سازمان، تاریخ، شماره و پیوست است.
عنوان گیرنده نامه
گیرنده در واقع شخص حقیقی یا سازمانی است که مخاطب نامه است و خبر، دستور یا متن از طرف نویسنده برای آن نوشته شده است. گیرنده می‌تواند یک مقام یا واحد سازمانی نیز باشد. عنوان گیرنده در نامه اداری با کلمه “به” مشخص می‌شود.
عنوان فرستنده نامه
فرستنده نامه در واقع شخص حقیقی، مقام سازمانی یا واحد سازمانی است که نامه‌نگاری از طرف آن انجام شده است. عنوان فرستنده در نامه اداری با کلمه “از” مشخص می‌شود.
موضوع نامه
موضوع نامه کلمه یا عبارت کوتاه و مشخصی است که به وضوح محتوای نامه را معلوم کند. موضوع نامه که پایین‌تر از سرلوحه نوشته می‌شود، با کلمه “موضوع” مشخص و متمایز می‌گردد.
متن نامه
متن نامه در واقع شرح موضوع نامه و مطالبی است که نویسنده قصد انتقال آن را به گیرنده دارد و هدف نامه محسوب می‌شود. متن نامه می‌تواند کوتاه یا بلند باشد و مقدار آن از یک یا چند سطر تا یک یا چند صفحه متغیر باشد. همچنین، متن نامه خود به سه قسمت اصلی: مقدمه، اصل پیام و اختتام تقسیم می‌شود.
اجزای اصلی در نامه اداری
امضای نامه
امضا از مهم‌ترین بخش‌های نامه اداری محسوب می‌شود، زیرا هیچ نامه اداری بدون امضا سندیت ندارد و نمی‌تواند برای انجام امور اداری مورد استفاده قرار بگیرد. در واقع، مسئولیت نهایی نامه با شخصی است که آن را امضا و تایید می‌کند. در کنار امضا، معمولا مشخصات امضا کننده نیز درج می‌شود که در نامه‌های اداری شامل مشخصات فردی (نام و نام خانوادگی در سطر اول) و سمت سازمانی امضاکننده (در سطر دوم) است.
گیرندگان رونوشت
رونوشت نامه، یک نسخه کپی و برابر آن است که به فرستنده نامه اجازه می‌دهد علاوه بر گیرنده اصلی، اشخاص و یا واحدهای سازمانی دیگری را از متن نامه آگاه کند. در این حالت، نام گیرندگان رونوشت در نامه اداری معمولاً در قسمت پایین امضا و با عبارت “رونوشت به:” مشخص می‌شوند و برای هر یک از آنها، یک نسخه از نامه فرستاده می‌شود. در ذیل برخی از نامه‌ها، نشانی دقیق و شماره تماس سازمان نیز چاپ می‌شود. این کار به ویژه در نامه‌های کاغذی می‌تواند در تسریع ارتباطات بسیار موثر باشد.
نرم‌‌افزار اتوماسیون فراگستر یکی از بهترین راهکارهای موجود برای خودکارسازی و مدیریت مکاتبات سازمانی در ایران است که با دارا بودن سیستم دبیرخانه و با رعایت ملاحظات امنیتی، امکانات و کاربرد‌های ویژه‌ای را به منظور ثبت و مدیریت مکاتبات در اختیار شما قرار می‌دهد. قابلیت‌هایی از جمله: ثبت و پیگیری انواع بسته‌های مکاتباتی، شخصی‌سازی فرم‌های ورود اطلاعات، شخصی‌سازی فهرست‌های موجود در زیرسیستم تخصصی دبیرخانه از جمله ( فهرست نامه‌ها، بسته‌ها، فکس‌ها و…)، مطابق با نیاز کاربران، جستجوی شماره نامه با کاراکترهای متنوع، ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه، جستجو و بازیابی اطلاعات ثبتی متفرقه و اطلاع‌رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک.
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان بهترین اتوماسیون اداری در ایران، علاوه بر خودکارسازی مکاتبات، قابلیت ذخیره و مدیریت مستندات را نیز برای شما فراهم می‌کند. اگر مایل هستید بیشتر با نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر آشنا شوید، با پرکردن فرم زیر، می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کرده و از دموی محصولات ما نیز بازدید کنید.
سازمان‌های موفق، یک ابزار مدیریتی کارآمد اتوماسیون کسب و کار دارند.
اگر مدیر، تصمیم گیرنده یا صاحب کسب و کار هستید، همین حالا وقتشه از مشاوره رایگان ما استفاده کنید تا با ابزارهای مدیریت آسان‌تر، سریع‌تر و به صرفه‌تر در سال ۱۴۰۰ آشنا شوید.
اجزای متن نامه اداری کدام است؟
همانطور که گفتیم، متن هر نامه اداری از سه قسمت اصلی تشکیل شده است که از یکدیگر متمایز هستند. برای آشنایی بهتر شما با ساختار نامه اداری به شرح هر کدام می‌پردازیم.
مقدمه
مقدمه که به معنی “آغاز کار و طلیعه” است، در ساختار نامه اداری به قسمت ابتدایی و آغازین در متن نامه گفته می‌شود که هدف آن آماده‌سازی ذهن مخاطب برای پیام اصلی است. از این جهت، مقدمه در کلیه نوشته‌ها و نامه‌های اداری ضروری است و می‌تواند برای شرح سوابق یک موضوع نیز مورد استفاده قرار بگیرد. اندازه و طول مقدمه می‌تواند متغیر باشد و بستگی به هدف نویسنده و نیاز مخاطب دارد. در مواردی که نامه‌ها دارای سابقه هستند، ذکر شماره و تاریخ نامه‌های عطف یا پیرو می‌تواند در قسمت مقدمه صورت بپذیرد. به این ترتیب، مخاطب می‌تواند در صورت نیاز سوابق قبلی نامه را جستجو و مطالعه کند.
در مورد نامه‌هایی نیز که عطف یا پیرو نیستند، مقدمه وسیله‌ای برای بیان انگیزه و هدف از نگارش نامه است. انگیزه ارسال نامه اداری ممکن است ابلاغ وظیفه قانونی دریافت کننده به وی و الزام او به اجرای آن باشد، یا صرفا جهت انجام امور و روال اداری انجام بپذیرد. در حالت اول، ذکر عنوان قانون و شماره ماده آن ضروری است.
پیام اصلی
پیام اصلی در نامه همان هدف و غایتی است که موجب ارسال آن می‌گردد. بنابراین، پیام اصلی مهم‌ترین قسمت متن نامه محسوب می‌شود. موفقیت یا عدم موفقیت نویسنده در دستیابی به هدف نامه نیز تا حدود زیادی در گرو تنظیم و تدوین صحیح این قسمت است. نامه‌هایی که پیام اصلی آنها نارسا و نامفهوم باشند، ممکن است بی‌اثر بمانند و و حتی اثر منفی بگذارند. نامفهوم بودن پیام اصلی می‌تواند باعث مکاتبات اضافی و غیرضروری و هدررفت وقت و هزینه سازمان شود.
بنابراین با توجه به اینکه نامه‌های اداری اصلی‌ترین وسیله برقراری ارتباط در سازمان‌ها و ادارات هستند، مهم است که نگارش متن و پیام آنها به بهترین شکل انجام شود. یکی از بهترین راهها برای اینکار “ساده‌نویسی” است، زیرا ساده و بی تکلف نوشتن درک مطلب را آسان‌تر می‌کند. البته منظور از ساده‌نویسی، نگارش غیرفنی و عامیانه نیست. بلکه کافی است تا از لغات بعید و استعاره‌های پیچیده استفاده استفاده نکنید. در واقع نامه‌های اداری باید طوری نوشته شوند که خواننده، پس از مطالعه، به راحتی منظور و مقصود نویسنده را درک کند. به همین دلیل، برای ساده‌نویسی لازم است فقط به موضوعات اصلی و مهم بپردازید و از حاشیه‌پردازی و مطالب غیرضروری که می‌توانند باعث ابهام نامه شوند، اجتناب کنید.
نتیجه‌گیری
قسمت نهایی متن نامه اداری مربوط به نتیجه‌گیری است و می‌تواند به اشکال مختلفی نوشته شود. اما آنچه باید در انتهای متن در تمامی نامه‌های اداری وجود داشته باشد، ترغیب مخاطب به اقدام، انجام درخواست یا ارسال پاسخ است. همچنین، اگر نامه یک جوابیه است، باید پاسخ (چه مثبت باشد و چه منفی) به طور واضح مشخص گردد و از چندپهلو و مبهم صحبت‌کردن پرهیز شود تا باعث تعابیر متفاوتی نشود. تفکیک کامل ساختار نامه اداری به طوری که در این مطلب خواندید، اجباری نیست، اما رعایت ضمنی این نکته‌ها، نه تنها سرعت نگارش نامه‌های اداری را افزایش می‌دهد، بلکه با آسان‌تر کردن فهم آنها، باعث اثربخشی بیشتر مکاتبات سازمانی نیز خواهد شد.
برای مطالعه سایر مقالات مرتبط با نامه اداری، می‌توانید از لینک‌های زیر استفاده کنید:
نوشته رعایت ساختار نامه اداری با این ۷ نکته اولین بار در فراگستر. پدیدار شد.