دبیرخانه چیست؟ تعریف دبیرخانه، انواع و وظایف آن

در این مقاله در مورد اینکه دبیرخانه چیست و انواع و وظایف آنها صحبت می‌کنیم. همچنین در مورد نرم‌افزارهای دبیرخانه و ضرورت استفاده از آنها خواهید خواند.

دبیرخانه نقش مهمی در هر سازمان دارد و با توجه به اهمیت مکاتبات در سازمان‌ها، شناخت فعالیت‌های واحد دبیرخانه نیز یک ضرورت محسوب می‌شود. همچنین، شناخت بهتر دبیرخانه می‌تواند به شما کمک کند تا با استفاده از نرم افزارهای مکاتبات اداری، فعالیت‌های دبیرخانه را خودکارسازی کرده و بهره‌وری کسب و کار خود را افزایش دهید.

دبیرخانه چیست؟

دبیرخانه یک واحد سازمانی مستقل است که امور دفتری و مکاتبات اداری یک سازمان (از جمله ثبت نامه‌های وارده و صادره، بایگانی و نظارت بر گردش آن‌ها) را انجام می‌دهد. در واقع وظیفه اصلی دبیرخانه، ثبت و بایگانی مکاتبات اداری و نظارت بر گردش کار صحیح نامه‌ها است. به همین دلیل دبیرخانه در مرکز امور اداری هر سازمان قرار دارد و از مهمترین و کاربردی‌ترین واحدهایی که در هر سازمان وجود دارد. دقت بالای انجام امور در این واحد نیز از اهمیت زیادی برخوردار است.

دبیرخانه‌ها از قواعد و دستورالعمل‌های یکسانی برای مدیریت مکاتبات اداری استفاده می‌کنند. فعالیت‌های متصدی دبیرخانه یا نرم افزاری که از آن استفاده می‌کنید باید منطبق با این قواعد باشد.

وظایف دبیرخانه کدام است؟

واحد دبیرخانه وظایف مشخصی بر عهده دارد. این وظایف، امروزه در بسیاری سازمان‌ها توسط یک نرم افزار دبیرخانه انجام می‌شود. با این حال برای مدیریت بهینه واحد دبیرخانه، لازم است تا با وظایف اساسی آن آشنا شوید. اهم این وظایف عبارتند از:

• دبیرخانه باید تمامی نامه‌های ارسالی و دریافتی را از نظر وجود امضاء، تعداد پیوست، ارتباط نامه با گیرنده یا فرستنده، و … بررسی کند.
• مشخصات هر نامه ای که در دبیرخانه پردازش می‌شود، باید ثبت شود. در سیستم سنتی، این ثبت در دفتر اندیکاتور انجام می‌شود، اما در نرم افزارها این کار به صورت اتوماتیک انجام شده و تاریخ، شماره نامه‌ها و سایر مشخصات آنها در سیستم ذخیره می‌شود.
• بعد از ثبت نامه‌ها، در صورتی که نامه خروجی باشید باید برای ارسال آنها اقدام کرد و در صورتی که نامه ورودی باشد باید به مسئول یا واحدی که مخاطب نامه است تحویل داده شود که به مورد اخیر، ارجاع نامه نیز گفته می‌شود. به عبارتی ارجاع نامه یعنی ارائه نامه به مسئول یا واحد مخاطب نامه، جهت انجام اقدامات ضروری.
• توزیع اطلاعیه‌های عمومی و بخش نامه‌های سازمان میان واحدها و کارکنان.

فرآیند کار دبیرخانه چیست؟

فرآیند کار در دبیرخانه به این صورت است که مکاتبات دریافتی و ارسالی را ثبت و پیگیری می‌کند. در واقع فرآیند کار دبیرخانه شامل تمامی فعالیت‌های مربوط به شماره‌گذاری، ثبت، ارسال، دریافت و رهگیری نامه‌ها و مکاتبات اداری است. در روش سنتی که نامه‌ها به صورت کاغذی دریافت و ارسال می‌شد، مدیریت و نظارت بر گردش‌های مربوط به نامه‌های اداری ارسالی و دریافتی بسیار دشوار بود و امکان گم شدن نامه‌ها نیز زیاد بود. ولی با استفاده از راهکارهای الکترونیکی مانند نرم افزار دبیرخانه فراگستر، دیگر هیچ خطای انسانی و فراموشی اتفاق نخواهد افتاد و مدیریت و گردش نامه‌های اداری به طور خودکار توسط سیستم انجام می‌شود. هزینه استفاده از این نرم‌افزارها نیز بسیار به صرفه‌تر هزینه‌های لازم برای انجام امور دبیرخانه به صورت سنتی می‌باشد. حذف کاغذ از فرآیند مکاتبات اداری، به تنهایی بخش زیادی از هزینه‌های سازمان‌ها را کاهش می‌دهد. به همین دلیل امروزه بیشتر سازمان‌ها از این نرم افزارها برای مدیریت مکاتبات اداری خود استفاده می‌دهند.

انواع دبیرخانه کدام است؟

دبیرخانه‌ها و سیستم‌های گردش مکاتبات اداری به سه نوع اصلی تقسیم می‌شوند. این سه نوع عبارتند از:

سیستم متمرکز

سیستم متمرکز، نوعی از دبیرخانه است که کلیه عملیات‌های مربوط به دریافت، ثبت و توزیع نامه‌های اداری تنها در یک واحد سازمانی انجام می‌شود. این سیستم‌ها معمولا در مواردی استفاده می‌شوند که سازمان مراجعه کنندگان زیادی ندارد، نیروی انسانی و امکانات سازمان محدودی دارد و یا تشکیلات سازمانی اجازه مدیریت مکاتبات را به تمامی واحدها نمی‌دهد.

سیستم نیمه متمرکز

این سیستم مربوط به حالتی است که دریافت و ارجاع نامه‌های اداری به صورت متمرکز، در واحد دبیرخانه مرکزی صورت می‌گیرد. اما ثبت نامه‌های وارده و صادره توسط هر یک از واحدهای سازمان به طور مجزا صورت می‌پذیرد.

سیستم غیرمتمرکز

آخرین نوع سیستم دبیرخانه نیز سیستم غیر متمرکز است که در آن هر یک از واحدهای سازمان، فعالیت‌های مربوط به دریافت، ثبت و توزیع نامه‌های اداری مربوط به خود را به طور مستقل و جداگانه انجام می‌دهند. اصلی‌ترین موارد استفاده از این سیستم، مواردی است که سازمان مراجعه‌کنندگان زیادی دارد، نیروی انسانی و امکانات سازمان زیاد است، تشکیلات سازمانی اجازه مدیریت مکاتبات را به هر یک از واحدها می‌دهد و واحدهای سازمان عمدتا وظایف تخصصی بر عهده دارند.

نرم افزار دبیرخانه چیست و چرا به نرم افزار دبیرخانه نیاز داریم؟

نرم افزارهای دبیرخانه، سیستم‌هایی هستند که تمامی فعالیت‌های مربوط به دبیرخانه از جمله شماره‌گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و کامپیوتری انجام می‌دهند. این سیستم‌ها با استفاده از اینترنت و کامپیوتر، سرعت انجام امور را تا حدود زیادی افزایش می‌دهد. از سوی دیگر، خودکارسازی فرآیند ارسال، دریافت و ثبت مکاتبات اداری، حجم کارها را نیز تا حدود زیادی کاهش می‌دهد که باعث می‌شود کارکنان بتوانند بر اموری که اهمیت دارند، تمرکز کنند و به این ترتیب بهره‌وری و کارایی سازمان افزایش پیدا می‌کند.

از سوی دیگر، دیجیتالی شدن مکاتبات با استفاده از نرم افزارهای دبیرخانه باعث می‌شود که بتوان بایگانی اسناد و مکاتبات را نیز به صورت دیجیتالی انجام داد. این موضوع خود به تنهایی می‌تواند نیاز سازمان‌ها را برای مدیریت مستندات و مکاتبات برآورده کند. در این حالت، اسناد همیشه در دسترس خواهند بود و هر یک از کاربران می‌توانند تاریخچه اسناد مورد نظر خود را پیدا کرده و به سوابق آنها دسترسی داشته باشند.

امکانات نرم افزار دبیرخانه چیست؟

برخی از مهم‌ترین امکانات نرم افزارهای دبیرخانه عبارتند از:

• ثبت خودکار مشخصات نامه‌ها:

یکی از مهمترین امکانات نرم افزارهای دبیرخانه این است که شما را از ثبت دستی اطلاعات مربوط به مکاتبات بی‌نیاز می‌کند. این نرم افزارها نه تنها شماره، تاریخ و دیگر مشخصات نامه‌ها را ثبت می‌کنند، بلکه امکان جستجو در متن نامه ها را نیز برای شما فراهم می‌کنند.

• ارسال دیجیتالی نامه‌ها:

از بدیهی‌ترین ویژگی‌های این نرم افزارها، ارسال و دریافت نامه به صورت الکترونیکی و تصویری است. به این ترتیب از دست کاغذ و. دردسرهای آن خلاص خواهید شد.

• مدیریت بر گردش مکاتبات:

نرم افزارهای اتوماسیون به شما اجازه می‌دهند، گردش کار تمامی نامه‌ها را در درون سازمان خود مدیریت کنید. به این ترتیب شما خواهید دانست که یک نامه دقیقا دست چه کسی است و چه اقدامی بر روی آن انجام شده است.

• جستجوی سریع در میان نامه‌ها:

در سیستم‌های سنتی دبیرخانه، پیدا کردن یک نامه در میان انبوهی از نامه‌ها نامه‌ها و اسناد کاری بسیار زمان‌بر بود و انرژی زیادی از کارکنان می‌گرفت. اما با استفاده از نرم افزارهای دبیرخانه، هر یک از کارکنان می‌توانند با استفاده از اطلاعات مربوط به یک نامه، آن را پیدا کنند.

• امکان ارسال پیوست‌های متعدد:

در نرم افزارهای دبیرخانه، محدودیتی برای تعداد پیوست‌ها و حجم آنها نخواهید داشت.

• ارائه گزارشات:

از دیگر ویژگی‌ها و امکانات مهم نرم افزارهای دبیرخانه، قابلیت گزارش گیری از مکاتبات اداری است. به این ترتیب میزان دقیق نامه‌های دریافتی و ارسالی و مدت زمان لازم برای انجام اقدامات مربوط به آنها توسط هر یک از کارکنان در اختیار شما خواهد بود.

کلام آخر

در این مقاله خواندید که دبیرخانه چیست، چه وظایفی دارد و انواع آن کدام است. با توجه به اهمیت اتوماسیون در سازمان‌ها، خودکارسازی فعالیت‌های واحد دبیرخانه نیز یک ضرورت محسوب می‌شود. شما می‌توانید با استفاده از نرم افزارهای مکاتبات اداری، بهره‌وری سازمان و کسب و کار خود را به میزان زیادی افزایش دهید. یکی از بهترین راهکارهای موجود برای خودکارسازی و مدیریت مکاتبات سازمانی در ایران، نرم افزار اتوماسیون فراگستر است که با دارا بودن زیرسیستم دبیرخانه، امکانات زیادی را برای ثبت و مدیریت مکاتبات سازمانی در اختیار شما قرار می‌دهد. اتوماسیون فراگستر، همچنین، دارای زیرسیستم مدیریت مستندات نیز می‌باشد که بایگانی اسناد، مدارک و پرونده‌ها را برای شما به صورت دیجیتالی و با ایمنی بالا ممکن می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر حتما از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.

نوشته دبیرخانه چیست؟ تعریف دبیرخانه، انواع و وظایف آن اولین بار در فراگستر. پدیدار شد.