OKR چیست و کاربرد آن در سازمان ها و کسب و کارها

در این مقاله خواهید خواند که OKR چیست و چه کاربردی در سازمان ها و کسب و کارها دارد. همچنین برای آشنایی با ۸ مزیت OKR با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

خیلی از مدیران اذعان دارند که در سازمان‌هایشان، اغلب در تلاشی بی‌پایان برای پر کردن شکاف بین استراتژی‌های تدوین شده و اجرا و دستیابی به آنها هستند. روش OKR (یا روش اهداف و نتایج کلیدی)، راهکاری است که برای حل همین مشکل به وجود آمده است. اگر در تلاش هستید تا اهداف سازمانتان را عملی کنید، OKR ها می‌توانند ابزاری عالی برای شما باشند. استفاده مناسب از OKR به شما و تیم‌تان کمک می‌کند تا مهم‌ترین موضوعاتی را باید بر آنها تمرکز کرد مشخص کنید و کارکنان را برای دستیابی به اهداف مشترک همسو کنید. در این مقاله مهم‌ترین نکاتی که باید در مورد مزایای OKR، تعیین و اجرای استراتژی و نحوه شروع استفاده از OKR در سازمان خود بدانید، توضیح داده شده است.

OKR چیست؟

روش OKR که مخفف Objectives و Key Results است، یک تکنیک هدف گذاری فصلی است که از دو بخش اساسی تشکیل شده است:

• در این روش، “اهداف” کیفی بوده و به شما می‌گویند که می‌خواهید چه چیزی را بهبود ببخشید.
• “نتایج کلیدی” که کمی هستند و نحوه دستیابی به هدف را مشخص می‌کنند.

دو جزء حیاتی دیگر فرآیند OKR عبارتند از “ابتکارات” و “بررسی هفتگی” است که راه‌هایی برای تحقق بخشیدن به OKR ها و تجزیه و تحلیل میزان پیشرفت شما در آن هستند:

• ابتکارات شامل تمام پروژه‌ها و طرح‌هایی است که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می‌کند،
• گزارشات هفتگی به شما کمک می‌کند دستاوردها و برنامه‌های آتی را پیگیری کنید.

کاربرد OKR در سازمان ها و کسب و کارها چیست؟

چارچوب OKR به طور ناگهانی ظاهر نشد و پیش از آن سازمان‌ها از سایر ابزارهای مدیریت اهداف مانند MBO ها، اهداف SMART و KPI ها استفاده می‌کردند. اما همه چیز در دهه ۱۹۷۰ تغییر کرد، زمانی که اندی گرو (Andy Grove)، مدیرعامل اینتل، مفهوم “اهداف” را با مفهوم “نتایج کلیدی” ادغام کرد تا روش جدیدی را ایجاد کند که اکنون به عنوان OKR می‌شناسیم. چند سال پس از آن، جان دوئر (John Doerr) این روش را از وی آموخت و OKR ها را در کمپانی گوگل مورد استفاده قرار داد.

به عنوان یک چارچوب نتیجه محور، مدیریت OKR به مدیران گوگل (لری پیج و سرگئی برین) کمک کرد تا گوگل را به قله‌های جدیدی برسانند و هزاران شرکت از آن زمان یاد گرفته اند که از اصول روش OKR استفاده کنند. لری پیج، یکی از بنیانگذاران گوگل، درباره OKR ها اینگونه می‌گوید:

“OKR ها را دستیابی به رشد ۱۰ برابری را برای ما مقدور کردند. آنها کمک کرده اند تا هدف بزرگ ما در «سازماندهی اطلاعات جهان» شاید حتی قابل دستیابی شود. آنها من و بقیه اعضای شرکت را به موقع و در مسیری که بیشترین اهمیت را داشت نگه داشتند”.

امروزه مدیران لینکدین، توییتر، اسلک، اسپاتیفای، اوبر و مایکروسافت از OKRها برای مشخص کردن اولویت‌های بهبود و به اشتراک گذاشتن آنها در سراسر سازمان استفاده می‌کنند و به کمک آن تیم‌ها را برای حرکت در مسیر درست هماهنگ می‌کنند.

مزایا و فواید OKR ها چیست؟

احتمالا هنوز از خود می‌پرسید «چرا OKR ها مهم هستند؟». در این قسمت ۸ مورد از مزایای OKR ها که می‌تواند به تیم شما در دستیابی به اهدافش کمک کند، آورده شده است:

ایجاد یک تمرکز دقیق

اولین مزیت OKR ها که استفاده از آنها را جذاب می‌کند، این است که به شما کمک می‌کنند تمرکز دقیقی برای تیم خود و به طور کلی در سازمان ایجاد کنید.

هنگام تعیین OKR های سه ماهه و تعیین حوزه‌های تمرکز خود، به شما توصیه می‌شود که تنها یک هدف برای هر تیم و ۲ تا ۳ نتیجه کلیدی را برای پشتیبانی از آن هدف انتخاب کنید. این کار باعث می‌شود نتوانید به کارهای غیرضوری بپردازید و مجبور شوید قبل از هر کاری به این فکر کنید که در طول ۳ ماه آینده چه چیزی حیاتی ترین زمینه برای بهبود یا اصلاح است و بیشترین تلاش را به آن اختصاص دهید.

سازماندهی اهداف و فعالیت‌ها

مزیت دیگر OKR این است که اهدافی منظم و ساختاریافته در اختیار شما قرار می‌دهند که باعث آسان‌تر شدن همگام‌سازی تمامی فعالیت‌های سازمان با یکدیگر می‌شود.

روش “اهداف و نتایج کلیدی” به تیم‌ها و واحدهای مختلف سازمان کمک می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که اهداف آنها با هم تداخل ندارند. آنها همچنین با ارائه بینشی در مورد آنچه که دیگران روی آن کار می‌کنند و چگونه پیشرفت را نظارت می‌کنند، همکاری در سطح شرکت را تشویق می‌کنند.

وقتی به فعالیت فکر می‌کنید، هر تیم باید دوباره بررسی کند که این یا آن ابتکار OKR چگونه به نتیجه کلیدی تیم کمک می‌کند و آیا ارزش دنبال کردن آن را دارد یا خیر.

پررنگ‌تر کردن اهداف کلان

وظایف و مسئولیت‌های روزانه به راحتی می‌توانند بر اهداف کلان تیم (و شرکت) سایه بیندازند. اما با کمک OKR ها، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم به طور مداوم برای رسیدن به اهداف اصلی سازمان تلاش می‌کنند و در عین حال می‌توانید مطمئن شوید که وظایف روزمره شرکت به خوبی انجام می‌شود.

برای انجام اینکار می‌توانید در فرآیند OKR، از برنامه‌های هفتگی استفاده کنید و کارهایی را برای انجام دادن در طی یک هفته انتخاب کنید که فکر می‌کنید دست یافتن به نتایج کلیدی مدنظر شما را تسریع می‌کند. همچنین با هفتگی کردن برنامه‌ها این فرصت را خواهید داشت که همراه با گزارشات هفتگی از “اهداف و نتایج کلیدی”، برنامه هفتگی خود را نیز به بحث بگذارید، وضعیت فعلی OKR را ببینید و اولویت‌های جدید را برای هفته بعدی تنظیم کنید.

اولویت‌بندی برنامه‌های هفتگی

هرچه شما و کارکنانتان در اولویت‌بندی برنامه‌ها و وظایف هفتگی بهتر عمل کنید، راحت‌تر می‌توانید مطمئن شوید که در مسیر دستیابی به اهداف خود هستید. OKR ‌ها به شما کمک می‌کنند تا ببینید کدام کارها نیازمند بیشترین توجه هستند. آنها همچنین مانع از انحراف توجه شما می‌شوند و باعث می‌شوند که هیچ کار مهمی را از قلم نیندازید.

رهگیری و اندازه گیری میزان پیشرفت

“اهداف و نتایج کلیدی” راهی واضح را برای شما و تیم‌تان برای اندازه گیری پیشرفت فراهم می‌کنند. از آنجایی که از همان ابتدا نتایج کلیدی را شناسایی کرده اید، می‌توانید بگویید که چقدر به اهداف خود نزدیک هستید. هیچ حدس و گمانی در این رویکرد وجود ندارد، به این معنی که همه اعضای تیم شما پاسخگو هستند. هیچ کس نمی‌تواند در اعداد و ارقام تغییری ایجاد کند، یا سوءعملکرد خود در انجام یک تکلیف خاص را توجیه کند.

بهبود جلسات تیمی و گزارشات مالی سازمان

چه در حال برگزاری یک جلسه هفتگی تیم یا یک جلسه برای ارایه گزارش مالی سه ماهه شرکت باشید، OKR این جلسات را معنادارتر می‌کند. OKR ها به شما کمک می‌کنند تا در مورد دستیابی به یک هدف خاص دقیقاً نحوه عملکرد خود را توضیح دهید. آنها همچنین به شما کمک می‌کنند گزارش عملکرد سازمان را با استفاده از تصاویر و اینفوگرافی نیز نمایش دهید و اطمینان حاصل می‌کند که همه مخاطبان درک مشترک و خوبی از عملکرد سازمان داشته باشند.

تفویض مسئولیت‌ها

استفاده از OKR ها می‌تواند به مدیران تیم‌ها کمک کند تا مسئولیت پروژه ها را راحت‌تر واگذار کنند و مسئولیت‌پذیری و مشارکت تمامی اعضای تیم را افزایش دهند. برای انجام این کار مدیران می‌توانند مسئولیت تنظیم OKR ها را به اعضای تیم واگذار کنند. اینکار همچنین باعث می‌شود آنها انگیزه بیشتری برای دستیابی به “اهداف” جدیدی که تعیین می‌کنند داشته باشند و تلاش و نوآوری بیشتری برای تحقق “نتایج کلیدی” مدنظر خود انجام دهند.

ترکیب تفویض مسئولیت تنظیم OKR به اعضای تیم با برگزاری جلسات تیمی و گزارشات هفتگی، همه افراد سازمان را درگیر  کار می‌کند و شفافیت را نیز افزایش می‌دهد. این موضوع، همچنین باعث می‌شود هر یک از اعضای تیم کاملاً مسئول عملکرد خود باشد و شما را از مدیریت جزئی رفتارهای آنها خلاص می‌کند.

افزایش رشد، پیشرفت و نوآوری در سازمان

پیاده‌سازی سلسله مراتب OKR و چارچوب آن در فرآیند هدف‌گذاری تیم شما، باعث ایجاد یک فرهنگ سازمانی در راستای رشد مداوم، پیشرفت و نوآوری می‌شود. OKR ها تعامل و انگیزه کارکنان را افزایش می‌دهند و باعث می‌شوند همه به طور مداوم برای دستیابی هم به اهداف فردی، و هم اهداف تیمی و سازمانی کار کنند.

چگونه از OKR ها استفاده کنیم؟

حال که دانستید OKR چیست و چه مزایایی دارد، حتما می‌پرسید چگونه می‌توان از آنها استفاده کرد. برای اینکه بتوانید بهترین نتایج را هنگام استفاده از آنها ببینید، در ادامه بهترین شیوه‌های استفاده از OKR را برای شما تشریح می‌کنیم:

۲ راه اصلی برای استفاده از OKR وجود دارد: صفحات گسترده OKR و نرم افزار OKR

۱- صفحات گسترده OKR:

صفحه‌گسترده‌های OKR برای شروع انتخاب مناسبی هستند. آنها می‌توانند به شما کمک کنند تا یک چارچوب اساسی را پیدا کنید و به راحتی فرآیند OKR را انجام دهید.

با این حال، برای بسیاری از کاربران، کار با نرم افزارهای صفحه گسترده (مانند Google Sheets یا اکسل)بسیار پیچیده است. همچنین هنگام استفاده از این نرم‌افزارها باید همه اطلاعات را به صورت دستی وارد کنید که برای مدیران یا کارکنانی که مشغله زیادی دارند، راه‌حل ایده‌آلی نیست.

۲- نرم افزار OKR:

نرم افزار OKR امکانات متنوعی را برای تیم‌ها و رهبران تیم ارائه می‌دهد. این شامل داشبوردهای خوانا برای ردیابی ساده پیشرفت و زمان‌بندی ورود هفتگی است تا اطمینان حاصل شود که همه در یک صفحه هستند. نرم افزار OKR جایگزینی عالی برای چالش‌های صفحات گسترده OKR است.

صفحات گسترده OKR می‌توانند به شما برای شروع کار کمک کنند، اما یک نرم‌افزار مدیریت OKR طیف وسیع‌تری از قابلیت‌ها را ارائه می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا با سرعت بیشتری ازOKR  استفاده کنید.

کلام آخر

در این مقاله دانستید روش OKR چیست و چرا می‌تواند باعث موفقیت سازمان شما شود. اما در نهایت، شاید آنچه بیش از همه می‌تواند بیانگر اهمیت روش OKR باشد همه‌گیری ویروس کرونا است، زیرا نشان داد تمام تلاش‌های مربوط به یک برنامه‌ریزی بلندمدت و دقیق ممکن است به هدر رود. البته این به این معنا نیست که نباید اهداف بلند مدت داشت. قطعا هر سازمانی نیازمند یک چشم انداز و هدف بلندمدت است. اما تقسیم اهداف بزرگ به هدف‌های کوچک‌تر، به تمرکز بهتر و چابکی سازمان کمک می‌کند. چارچوب OKR و نرم‌افزارهایی مانند اتوماسیون اداری فراگستر به شما کمک می‌کنند تا اهداف خود را به شکلی چابک تعیین کرده و توانمندی کارکنان خود را برای دستیابی به آنها افزایش دهید.

نوشته OKR چیست و کاربرد آن در سازمان ها و کسب و کارها اولین بار در فراگستر. پدیدار شد.