راهنمای خرید نرم افزار دبیرخانه و نکاتی که باید بدانید

در این مقاله در مورد معیارهای انتخاب نرم افزار دبیرخانه مناسب صحبت می‌کنیم. برای آشنایی با نکاتی که پیش از خرید یک نرم افزار دبیرخانه باید به آنها توجه کنید، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

حجم مکاتبات سازمان ها و کسب و کارها هر روز بیشتر از گذشته می‌شود و انجام آنها به طور دستی دیگر توجیه مالی ندارد. نرم افزارهای دبیرخانه، سیستم‌هایی هستند که تمامی وظایف دبیرخانه از جمله شماره‌گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهند. با استفاده از این سیستم‌ها، شما می‎‌توانید سرعت انجام امور را تا حدود زیادی افزایش دهید. اما معیارهای انتخاب نرم افزار دبیرخانه مناسب چیست و باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟ در این مقاله به این سوالات پاسخ می‌دهیم.

معیارهای انتخاب و خرید نرم افزار دبیرخانه

با گسترش استفاده از نرم افزارهای سازمانی، قابلیت‌ها و عملکردهای آنها نیز افزایش یافته است. بنابراین هنگام خرید یک نرم افزار دبیرخانه مناسب، باید به امکانات و ویژگی های آنها توجه زیادی کنید. این امکانات نقش مهمی در بهبود تجربه کاربران و افزایش بازدهی سازمان شما دارند. در ادامه ۱۵ مورد از معیارها و قابلیت‌های نرم افزارهای دبیرخانه را برای شما آورده‌ایم.

ثبت نامه های سازمان

ابتدایی ترین و در عین حال اصلی ترین قابلیت نرم افزار دبیرخانه ثبت نامه های وارده و صادره سازمان است. هر چند ثبت خودکار نامه در دفاتر اندیکاتور دیجیتال کاری ساده بنظر می‌رسد، اما یک نرم افزار دبیرخانه خوب، قابلیت های متعددی برای مدیریت این فرآیند در اختیار شما قرار می‌دهد. از جمله امکان استفاده از دفاتر اندیکاتور متعدد، تعریف فرمت‌های مختلف شماره‌گذاری، امکان تعریف دفتر اندیکاتور و فرمت شماره‌گذاری مستقل برای هر دبیرخانه، امکان ثبت نامه‌ها با روش‌های متعدد (بارگزاری تصویر نامه، اسکن نامه، نامه ایمیل‌شده، نامه ECE شده و پیش‌نویس نامه) و ثبت تمامی مشخصات نامه ها (شماره‌نامه‌، تاریخ نامه، شماره پرونده، موضوع، فرستنده، گیرندگان، نوع ارجاع، نوع ارسال، متن ‌ارجاع، محرمانگی، فوریت، کلیدواژه‌ها و…).

ثبت بسته‌های مکاتباتی و فیزیکی واصله

در بسیاری از سازمان‌ها به ویژه سازمان‌های بزرگ، ثبت بسته‌های مکاتباتی و فیزیکی واصله به سازمان در یک فرآیند مجزا از نامه‌های اداری توسط دبیرخانه سازمان انجام می‌شود. این بسته ها که می‌تواند چندین نامه داخل یک بسته، هرگونه کالا، تجهیزات، هدایا و … باشد، باید همانند نامه‌ها در نرم افزار دبیرخانه ثبت، پیگیری و ارجاع داده شوند. بنابراین امکان ثبت این بسته ها در نرم افزار دبیرخانه از اهمیت زیادی برخوردار است.

مدیریت فکس و ایمیل

با توجه به استفاده از تکنولوژی های متعدد برای انجام امور دبیرخانه، از نرم افزارهای دبیرخانه توقع می‌رود که قابلیت مدیریت فکس و ایمیل را نیز داشته باشد. یک نرم افزار دبیرخانه کارآمد باید بتواند انواع نامه‌هایی که به‌صورت ایمیل یا فکس در اختیارش قرار می‌گیرد را نیز ثبت و بایگانی کند.

پشتیبانی از پروتکل ECE

سازمان های مختلف از سیستم‌های اتوماسیون متفاوتی برای انجام مکاتبات خود استفاده می‌کنند و هر یک از این سیستم‌ها نیز از قالب‌های متفاوتی برای ایجاد و ارسال نامه‎‌ها استفاده می‌کنند. پروتکل ECE یک روش تبادل الکترونیکی مکاتبات است که توسط تعدادی از شرکت‌های سازنده نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در ایران و با هدف رفع این محدودیت به وجود آمد. نرم افزاری که از این پروتکل پشتیبانی می‌کند، به سازمان شما اجازه می‌دهد تا نامه‌های برون‌سازمانی خود را نیز به‌صورت الکترونیکی ارسال کند.

بایگانی و دسته بندی نامه ها

نامه‌های اداری مشخصات مختلفی دارند و دسترسی سریع به آنها مستلزم طبقه‌بندی آنهاست. یک سیستم دبیرخانه نه تنها باید توانایی طبقه‌بندی مکاتبات را داشته باشد، بلکه باید بتواند امکان شخصی سازی این دسته بندی را برای هر یک از کاربران فراهم کند تا آنها بتوانند به راحتی و به سرعت به نامه ها و اسناد مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.

تحت وب بودن (دسترسی در هر زمان و مکان)

با توجه به گسترش دورکاری و توسعه اینترنت، بسیاری از کارکنان، کارهای خود را از راه دور انجام می‌دهند. سازمان‌ها نیز، به دبیرخانه‌ای نیاز دارند که در هرجا و هر زمان از طریق اینترنت قابل دسترس باشد. به چنین نرم افزاری، نرم افزار تحت وب گفته می‌شود.

امکان تعیین سطح دسترسی کاربران

با توجه به وجود یک سلسله مراتب و ساختار سازمانی در اکثر کسب و کارها، این ضرورت وجود دارد که بتوان دسترسی هر یک از کارکنان را با توجه به سمت و پست سازمانی آنها تعریف کرد. علاوه بر این، یک نرم افزار دبیرخانه باید بتواند با توجه به نوع فعالیت، حوزه و گروه کاری هر یک از کارکنان، سطح مکاتبات ممکن در درون سازمان را نیز برای آنها تعریف کند تا از نامه نگاری های نامربوط نیز جلوگیری شود.

امکان یکپارچگی با سایر نرم‌افزارهای سازمانی

یکپارچگی و هماهنگی با سایر نرم افزارهای اداری نیز یکی از معیارهای مهم برای انتخاب یک نرم افزار دبیرخانه است. این قابلیت، امکان تبادل اطلاعات میان دبیرخانه با سایر واحدهای سازمان و همینطور مدیریت گردش نامه‌ها توسط اتوماسیون اداری را مقدور می‌کند و به این ترتیب مکاتبات درون سازمانی را ارتقا می‌دهد.

شخصی سازی فرم‌های ورود اطلاعات

در دبیرخانه‌های پرترافیک، انواع متنوعی از مکاتبات (از جمله نامه، صورتجلسه، فرم‌ها و…) ثبت، پیگیری و بایگانی می‌شوند. این تنوع باعث شده تا سرعت عمل در ثبت آیتم‌های اطلاعاتی یکی از عمده مشکلات کاربران نرم افزارهای دبیرخانه باشد. برای کاهش این مشکل، یک نرم افزار دبیرخانه مناسب باید امکان تغییر در ترتیب آیتم‌های اطلاعاتی در فرم‌ها و امکان شخصی‌سازی آنها را داشته باشد.

ثبت مکاتبات انبوه با اطلاعات مشابه

یکی از مشکلات اصلی که باعث کاهش سرعت عملکرد کاربران نرم افزار دبیرخانه می‌شود، ثبت مکاتبات متعدد از یک فرستنده با اطلاعاتی مشابه است. یک نرم افزار دبیرخانه مناسب باید این امکان برای کاربران فراهم کند که محتوی آیتم در هنگام ذخیره و ثبت اطلاعات، برای فرم بعدی در سیستم باقی مانده و نمایش داده شود.

ارائه گزارشات

از دیگر ویژگی‌ها و امکانات مهم نرم افزارهای دبیرخانه، قابلیت گزارش گیری از مکاتبات اداری است. به این ترتیب میزان دقیق نامه‌های دریافتی و ارسالی و مدت زمان لازم برای انجام اقدامات مربوط به آنها توسط هر یک از کارکنان در اختیار شما خواهد بود.

امکان ارسال پیوست‌های متعدد

در نرم افزارهای دبیرخانه، نباید محدودیتی برای تعداد پیوست‌ها و حجم آنها داشته باشید.

پشتیبانی از تعداد بالای مکاتبات

یک نرم افزار دبیرخانه مناسب باید به نحوی طراحی شده باشد که محدودیتی برای حجم نامه‌های وارده یا صادره نداشته باشد. همچنین، حجم مکاتبات نباید تاثیری بر کارکرد و سرعت سیستم داشته باشد و عملکرد مناسب آن باید توسط شرکت ارائه دهنده تضمین شود.

پشتیبانی از ساختار هلدینگی (چند سازمانی)

یک نرم افزار دبیرخانه مناسب باید درگاه های متنوعی را به منظور دریافت و ارسال خودکار نامه ها فراهم کند. این سیستم بستری را فراهم میکند تا واحدها و شعبه های مختلف در سازمان های هلدینگی بتوانند نامه های خود را که از طریق فکس، پست الکترونیکی و … دریافت می‌کنند، به صورت مجزا از سایر واحدهای سازمان ثبت و مدیریت کنند.

اطلاع رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک

اطلاع رسانی خودکار از طریق ایمیل و پیامک در هنگام ثبت برخی از انواع مکاتبات می‌تواند باعث افزایش سرعت پیگیری و اطلاع‌رسانی آنها شود. یک نرم افزار دبیرخانه مناسب باید بتواند بلافاصله بعد از ثبت نامه‌ها از راههای مختلف به مخاطبین اطلاع رسانی کند.

کلام آخر

در این مقاله در مورد نکاتی که پیش از انتخاب نرم افزار دبیرخانه باید به آنها توجه کنید، صحبت کردیم. انتخاب یک نرم افزارهای سازمانی مانند نرم افزار دبیرخانه نیاز به معیارهای دقیق و دقت زیادی دارد و اصولا یک سرمایه گذاری بلند مدت محسوب می‌شود. بنابراین انتخاب شما نه تنها باید قابل اطمینان، دارای بهترین امکانات، پشتیبانی قوی و رضایت مشتریان باشد، بلکه باید قابلیت یکپارچه سازی با سایر نرم افزارهای سازمانی را نیز داشته باشد تا همراه با رشد سازمان بتواند نیازهای شما را برطرف کند. از نمونه‌های آن می‌توان به نرم افزار دبیرخانه فراگستر اشاره کرد که بخشی از اتوماسیون اداری فراگستر است و قابلیت اتصال و ارتباط با مجموعه مختلفی از نرم افزارهای سازمانی را دارد. برای آَشنایی بیشتر با این محصول و شرایط تهیه آن می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.

نوشته راهنمای خرید نرم افزار دبیرخانه و نکاتی که باید بدانید اولین بار در فراگستر. پدیدار شد.