یکی از عباراتی که حتما در نامه‌های اداری با آن برخورد کرده‌اید، عبارت “مراتب جهت استحضار” است که نشان می‌دهد هدف نویسنده، اطلاع‌رسانی و آگاه کردن مخاطب است. اگر می‌خواهید بدانید معنی دقیق این عبارت چیست و چگونه باید از آن استفاده کنید، با ما همراه باشید.
مراتب جهت استحضار یعنی چه؟
این عبارت از ۳ کلمه تشکیل شده که در فرهنگ لغات فارسی به ترتیب به این صورت معنی می‌شوند: مراتب (به معنی قضیه، موضوع، مطلب)، جهت (به معنی برای) و استحضار (به معنی آگاهی، اطلاع). همانطور که ملاحظه می‌کنید، کلمه مراتب به معنی موضوع و مطلب است و کلمه استحضار یک اسم مصدر به معنی آگاهی و اطلاع است. بنابراین نویسنده زمانی از این عبارت استفاده می‌کند که می‌خواهد دریافت کننده نامه را از موضوعی آگاه کند.
لازم است توجه کنید که کلمه استحضار رسمی‌تر از کلمه اطلاع است و نشان‌دهنده ادای احترام بیشتر شما به گیرنده است. بنابراین کارکرد آن صرفاً در نامه‌هاییست که به مقام بالاتر ابلاغ میشود. اگر نامه به مقام پایین دست باشد از عبارت “جهت اطلاع” و امثال آن استفاده خواهد شد.
این عبارت به چندین شکل مورد استفاده قرار می‌گیرد که در ادامه این مقاله به آنها می‌پردازیم.
کاربردهای عبارت “مراتب جهت استحضار” همراه با نمونه
با توجه به معنی این عبارت، اصولا هر زمان بخواهیم به مخاطب بگوییم که هدف از نگارش یا ارسال یک نامه ملاحظه آن است، از آن استفاده میشود. نحوه استفاده از این عبارت عموما به ۲ شکل است. یکی زمانی که با استفاده از این عبارت در متن نامه به دریافت‌کننده اطلاع می‌دهیم که نوعی اطلاع‌رسانی (به سایر اشخاص یا به دریافت کننده) صورت گرفته است. دیگری حالتیست که این عبارت در خارج از متن اصلی نامه و پس از امضا به عنوان توضیحات رونوشت، متن ارجاع یا پی‌نوشت مورد استفاده قرار می‌گیرد. در ادامه نمونه‌ای از این موارد همراه با توضیحات آورده شده است.
در متن نامه:
هر چند کلمه “استحضار” در ابتدای نامه هم می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد، اما عبارت “مراتب جهت استحضار” تنها در شرح نامه و برای اعلام اطلاع رسانی به دیگران یا به دریافت‌کننده نامه مورد استفاده قرار می‌گیرد. به عنوان مثال:
- در شرح نامه:
پیرو این نامه، مراتب جهت استحضار به کارشناسان ابلاغ شد.
- یا در نتیجه گیری متن:
مراتب جهت استحضار (و اقدام) خدمت شما ارسال میشود.
در انتهای نامه:
کاربرد اصلی این عبارت در انتهای نامه مربوط به موارد استفاده از رونوشت، پی‌نوشت و ارجاع نامه است که ضمن توضیحات آنها آورده میشود.
رونوشت، پی‌نوشت و ارجاع نامه مفاهیم متفاوتی هستند. با این حال اگر هدف از انجام آنها اطلاع رسانی باشد عمدتاً با عبارت “جهت اطلاع” یا “مراتب جهت استحضار” همراه می‌شوند. اما اگر جنبه امری داشته باشند با عبارت “جهت اقدام” نگاشته می‌شوند. به عنوان مثال:
به نام خدا
با سلام
جناب آقای/خانم …………….
مدیریت محترم شرکت ……….
موضوع: اعلام آمادگی برای همکاری
با سلام و احترام
نظر به اطلاعیه …. در خصوص …. تمایل به همکاری با سازمان شما را اعلام می‌نماییم. خواهشمند است در صورت موافقت با این همکاری مساعدت لازم را مبذول نمایید.
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضاء
رونوشت گیرندگان:
ریاست محترم …. جناب آقای ………. ؛ مراتب جهت استحضار ارسال می‌گردد
تصویر نمونه نامه دارای عبارت مراتب جهت استحضار
“مراتب جهت استحضار” در اتوماسیون اداری فراگستر
شما می‌توانید از این عبارت در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر نیز برای توضیحات مربوط به رونوشت، پی‌نوشت و ارجاع نامه استفاده کنید. جالب است بدانید در مواردی که رونوشت همراه با عبارت “جهت استحضار” ارسال می‌شوند، سامانه اتوماسیون فراگستر به صورت هوشمند آنها را شناسایی کرده و در یک پوشه مجزا با عنوان “جهت استحضار” برای گیرنده نمایش می‌دهد. علاوه بر اینها شما می‌توانید از این عبارت به عنوان یک متن پیش‌فرض برای ارجاع سریع در سامانه اتوماسیون فراگستر استفاده کنید.
نوشته “مراتب جهت استحضار” در نامه های اداری به چه معناست؟ اولین بار در فراگستر. پدیدار شد.