طبقه‌بندی مکاتبات و اسناد محرمانه برای هر سازمانی ضروری است. در حالی که در مکاتبات کاغذی به راحتی می‌توان میزان محرمانگی نامه ها را با مهر و موم خاص آن مشخص و اعلام کرد، حجم زیادی از مکاتبات سازمان‌های امروزی به صورت دیجیتال و از طریق کامپیوتر انجام می‌شود. این مساله امکان طبقه‌بندی مکاتبات و اسناد دیجیتال را به یک ضرورت مهم تبدیل می‌کند. با اتوماسیون فراگستر شما می‌توانید اسناد و مکاتبات دیجیتالی سازمان خود را نیز طبقه بندی کنید.
این اطلاعات دیجیتالی چه به شکل اسناد و فایل‌های دیجیتالی، فلش درایوها یا هارد دیسک باشند، باید محافظت شوند و مسئولانه با آنها رفتار شوند. به خصوص اگر داده‌های آنها حاوی اطلاعات شخصی یا محرمانه باشند. درست همانطور که دولت‌ها پروتکل‌ها، فایروال‌ها، گذرواژه‌ها و سایر اقدامات امنیتی برای طبقه بندی و محافظت از داده‌های دیجیتالی خود دارند، کسب و کارها نیز باید فرآیندها و رویه‌های مناسبی را برای اطمینان از ایمن بودن داده‌هایشان اعمال کنند. اولین گام در این فرآیند، شناسایی مواردی است که اسناد محرمانه در محل کار را تشکیل می دهند، و اینکه چگونه می‌توان آنها به شکلی ایمن انتقال داده و پس از پایان کار منهدم کرد. برای آشنایی با تعریف سند محرمانه و نحوه طبقه‌بندی اسناد محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.
سند محرمانه چیست؟
برای تعریف سند محرمانه، ابتدا به معنی لغوی آن می‌پردازیم. کلمه “سند” در معنی لغوی آن به هر نوع نوشته کاغذی گفته می‌شود. اما در معنای قانونی آن، طبق قانون مدنی، سند عبارت است از “هر نوشته مکتوبی که در مقام دفاع یا اقامه دعوا، قابلیت استناد در دادگاه را دارد”. کلمه “محرمانه” نیز به اطلاعاتی اشاره دارد که باید مخفی یا خصوصی نگه داشته شوند.
سند محرمانه چیست؟
اما در تعریف کلی، اسناد محرمانه (یا طبقه‌بندی شده) اسناد حساسی هستند که بر پایه قوانین دولتی یا مقررات داخلی سازمان‌هایی که این اسناد متعلق به آنهاست، دسترسی به آنها تنها برای برای گروه خاصی مجاز است. به عبارت دیگر، اسناد محرمانه به اسنادی گفته می‌شود که افشای غیرمجاز آنها به منافع اساسی یک فرد، سازمان یا کسب و کار آسیب برساند. چنین اسنادی برای اینکه محرمانه شناخته شوند، باید محرمانگی آنها به صورت واضح و روشن مشخص شده باشد و تا زمانی که نیاز باشد، طبقه‌بندی محرمانه برای آنها باقی بماند. محرمانه بودن یا نبودن و میزان محرمانگی چنین اسنادی معمولا بر اساس میزان حساسیت محتوای آنها تعیین می‌شود. در ادامه به انواع اسناد محرمانه می‌پردازیم.
انواع اسناد محرمانه کدام است؟
اسناد بر اساس میزان محرمانگی محتوای آنها به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند. هر چند سیستم‌های طبقه‌بندی میزان محرمانگی در میان کشورهای مختلف با یکدیگر تفاوت دارد، اما تقریبا همه دولت‌ها از یک سیستم برای طبقه‌بندی محرمانگی اسناد و اطلاعات خود استفاده می‌کنند. علاوه بر دولت‌ها، شرکت‌ها و سازمان‌های خصوصی نیز برای حفاظت از اطلاعات حساس سازمان خود از نوعی نظام طبقه‌بندی استفاده می‌کنند.
طبق قوانین ایران، طبقه‌بندی اطلاعات حساس در ۴ دسته انجام می‌شود که عبارتند از:
- محرمانه
- خیلی محرمانه
- سری
- به‌کلی سری
میزان حساسیت این اطلاعات در طبقه “به طور کلی سری” به بالاترین حد خود می‌رسد و در طبقه “محرمانه” در پایین‌ترین سطح قرار دارد. سازمان‌ها و شرکت‌های خصوصی نیز می‌توانند از این طبقهبندیها برای حفاظت از اسرار تجاری خود، پیروی از قوانین دولتی، حفظ حریم شخصی کارکنان، رسیدگی به امور قانونی و یا محافظت از اطلاعات مالی سازمان، اسناد و مکاتبات خود را در یکی از این سطوح اطلاعاتی قرار دهند.
در اتوماسیون اداری فراگستر نیز نامه و اسناد از نظر امنیتی به ۴ دسته تقسیم می‌شوند:
- نامه‌های محرمانه: اسنادی که برملاکردن و افشای آن، غیرمجاز بوده و باعث بروز خساراتی شده و همه افراد، مجاز به بازکردن و یا اگاهی از آن ها را ندارند.
- نامه‌های خیلی محرمانه: اهمیت و اثر افشای این گونه اسناد خیلی بیشتر از اسناد محرمانه است و افراد محدودتری در سازمان، امکان دسترسی به مشاهده و ثبت اینگونه اسناد را دارند.
- نامه‌های سری: اهمیت این اسناد به مراتب بیشتر از اسناد خیلی محرمانه است و افراد بسیار محدودتری در سازمان، دسترسی به اینگونه اسناد را دارند.
- نامه‌های بطورکلی سری: اهمیت این اسناد نیز به مراتب خیلی بیشتر از اسنادی سری و خیلی محرمانه است و افراد بسیار محدودتری در سازمان دسترسی به اینگونه اسناد را دارند.
نحوه طبقه بندی اسناد محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر
اسناد، مدارک و مکاتبات اداری سازمان‌های دولتی و کسب و کارهای خصوصی، اغلب حاوی اطلاعاتی است که ممکن است نقاط قوت و ضعف سازمان، اطلاعات محرمانه کاری، طرح‌ها و برنامه‌های شرکت، وضعیت نیروی انسانی و توان رقابتی سازمان را منعکس کنند. دلیل افشای عمومی این اطلاعات می‌تواند پیامدهای ناگواری را برای سازمان‌ها و کسب و کارها در پی داشته باشد.
به همین بساری از سازمان‌ها به دنبال طبقه‌بندی مکاتبات خود و تعیین سطح دسترسی افراد به اطلاعات حساس سازمان بر اساس سمت آنها هستند. زیر سیستم طبقه‌بندی مکاتبات و اسناد در اتوماسیون کسب و کار فراگستر برای پاسخ به این نیاز طراحی و پیاده‌سازی شده است. این سیستم به سازمان شما امکان می‌دهد تا مکاتبات خود را در سطوح عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و به‌کلی سری طبقه‌بندی کنید و با تعیین سطح دسترسی افراد، آنها را از دسترس عموم کاربران خارج کنید.
در زیر سیستم طبقه‌بندی مکاتبات و اسناد فراگستر، برای حفظ اطلاعات حساس، دسترسی به اسناد و مکاتبات سازمان به تفصیل با توجه به جایگاه سازمانی کاربران و سطح محرمانگی منتسب به هر سمت سازمانی قابل تعریف است. به‌طوری که تمام جزئیات تعیین محدودیت‌ها و سطوح دسترسی‌ها نیز برای راهبر سیستم قابل کنترل و پیگیری خواهد بود. بنابراین اتوماسیون اداری فراگستر به اشکال مختلفی از اسناد محرمانه سازمان شما محافظت می‌کند. اما پیش از دانستن آنها نیاز است بدانید که چگونه می‌توان اسناد و مکاتبات محرمانه را در سامانه فراگستر طبقه بندی کرد.
فعالسازی زیرسیستم طبقه‌بندی مکاتبات فراگستر
برای فعالسازی زیرسیستم طبقه بندی مکاتبات در سامانه فراگستر کافیست تا مطابق تصویر زیر از قسمت زیرساخت اتوماسیون وارد تنظیمات سیستم شوید. سپس در بخش تنظیمات سیستم نیز از سربرگ سیستم‌ها، گزینه “فعال سازی زیرسامانه طبقه‌بندی” را فعال کنید. پس از فعال سازی گزینه فوق، افرادی که به آنها دسترسی می‌دهید خواهند توانست نامه های محرمانه را مشاهده کنند.
فعال سازی زیر سامانه طبقه بندی
در ویدیو زیر نیز می‌توانید چگونگی مجوز دادن برای مشاهده نامه‌ها و ارجاع نامه‌های محرمانه را ملاحظه کنید.
اتوماسیون فراگستر، همچنین به شما اجازه می‌دهد تا سطح طبقه‌بندی به‌ازای هر سمت سازمانی و به ازای درگاه‌های دبیرخانه تعیین کنید.
نحوه تعیین سطح طبقه بندی نامه
همچنین بمنظور تعیین سطح طبقه‌بندی نامه براساس سطوح طبقه بندی تعریف شده در سامانه و سطوحی که کاربر به آنها دسترسی دارد همانند (عادی – محرمانه – خیلی محرمانه یا…) کافیست از نوار ابزار فرم پیش نویس نامه، سطح طبقه بندی را مشخص کنید.
نحوه تعیین سطح طبقه بندی نامه در اتوماسیون اداری فراگستر
کلام آخر
اگر شما مدیر یک سازمان هستید که به طبقه‌بندی مکاتبات و اسناد سازمانی خود نیاز دارد، هنگام انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری باید به قابلیت‌های آن توجه ویژه‌ای داشته باشید. در این حالت باید به دنبال انتخاب نرم‌افزاری باشید که قابلیت تعیین سطح طبقه بندی انواع مکاتبات و اسناد سازمانی را داشته باشد. همچنین باید توجه کنید که آیا محرمانگی در این سیستم‌ها صرفاً یک برچسب و یا تگ اطلاعاتی ساده بر روی نامه‌هاست یا اینکه می‌توان سطوح دسترسی مختلفی را برای کارکنان نسبت به این اطلاعات محرمانه تنظیم کرد. تمامی این قابلیت‌ها همراه با امکانات امنیتی بیشتری به عنوان ماژولی مهم در اتوماسیون اداری فراگستر گنجانده شده‌اند و به شما امکان می‌دهد علاوه بر تعیین محرمانگی اسناد، برای افراد مختلف در سازمان نیز سطوح محرمانگی مختلفی از جمله سطح عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و … تعریف کنید.
نوشته طبقه بندی اسناد محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر اولین بار در فراگستر. پدیدار شد.