اصطلاحات ریز و درشت زیادی در نامه‌های اداری استفاده می‌شود. اگر با نوشتن یا خواندن نامه‌های اداری، زیاد سر و کار دارید، برای اینکه محتوای آنها را درک کنید و پیام خود را سریع و آسان انتقال دهید باید با این اصطلاحات آشنا باشید. در این مقاله فهرستی از اصطلاحات نامه‌های اداری همراه با معنی و مثال آنها آورده شده است.
اصطلاحات نامه های اداری کدامند؟
اصطلاحات و واژه های پرکاربرد در نامه‌های اداری به ۲ دسته تقسیم می‌شوند: ۱- اصطلاحاتی که در متن نامه‌های اداری به کار می‌روند. ۲- اصطلاحاتی که درباره نامه‌های اداری هستند. در ادامه به معرفی انواع هر کدام از این ۲ دسته می‌پردازیم:
اصطلاحات رایج در متن نامه‌های اداری
در اینجا فهرستی از اصطلاحات خاص و پرکاربرد نامه‌های اداری را همراه با معنی و مثال آنها می‌آوریم.
۱- مذاکرات
معنا: صحبت‌ها
مثال: طبق مذاکرات قبلی، تصمیم گرفته شد …
۲- مستحضر
معنا: در جریان بودن
مثال: همانطور که مستحضر هستید، باید اقلام مورد نیاز تهیه شوند …
۳- پیوست
معنا: سند یا مدرکی که ضمیمه یا همراه نامه ارسال می‌شود
مثال: مدارک مربوطه به پیوست ارسال می‌گردند
۴- با عنایت به
معنا: با توجه به، با درنظرگرفتن
مثال: با عنایت به قوانین مربوطه …
۵- اظهار کردن
معنا: بیان کردن
مثال: همانطور که در جلسه قبلی اظهار شد …
۶- متعاقباً
معنا: بعداً
مثال: اطلاعات جدید متعاقباً اعلام خواهد شد
۷- امور محوله
معنا: امور واگذار شده
مثال: خواهشمند است امور محوله به بهترین شکل ممکن انجام شوند
۸- موارد مشروحه
معنا: موارد توضیح داده شده
مثال: برای مشاهده موارد مشروحه به آیین نامه رجوع شود …
۹- تمهیدات
معنا: تداراک‌ها، آماده‌سازی‌ها
مثال: برای حل مشکلاتی که ذکر شد، تمهیدات مناسب در نظرگرفته شده‌اند
۱۰- مقرر فرمایید
معنا: دستور دهید، انجام دهید
مثال: مقرر فرمایید بودجه لازم برای انجام پروژه اختصاص داده شود
۱۱- مستدعی است/استدعا می‌گردد
معنا: خواهشمندم
مثال: مستدعی است/استدعا می‌گردد نسبت به نکات ایمنی توجه بیشتری نمایید
۱۲- اهتمام ورزید
معنا: تلاش کنید
مثال: با توجه به محدودیت‌های مالی، در راستای کاهش هزینه‌ها اهتمام ورزید
۱۳- مبذول فرمایید
معنا: در نامه‌های اداری به معنای “دستور فرمائید” و معمول در نامه زیردستان به مقام مافوق بکار می‌رود
۱۴- بذل توجه
معنا: توجه کردن
مثال: از بذل توجه شما متشکریم
۱۵- امتنان
معنا: قدردانی و سپاسگذاری
مثال:کمال امتنان را دارم
۱۶- اقدام مقتضی
معنا: صدور دستور یا انجام کاری متناسب با تقاضای مطرح شده
مثال: خواهشمند است هر چه سریع‌تر اقدام مقتضی معمول فرمایید
۱۷- معمول فرمایید
معنا: انجام دهید
مثال: لطفا اقدامات لازم را معمول فرمایید
۱۸- معوقه
معنا: به تأخیر افتاده
مثال: لطفا برای پرداخت بدهی های معوقه اقدام شود
۱۹- اقدام عاجل
معنا: اقدام سریع
مثال: لطفاً جهت پرداخت بدهی‌های بانکی اقدام عاجل شود
۲۰- مساعدت
معنا: کمک
مثال: لطفاً مساعدت لازم را انجام دهید
۲۱- حسن نیت
معنا: نیت خوب و صادقانه
مثال: پیشاپیش از حسن نیت شما سپاسگزار هستیم
۲۲- مراتب جهت استحضار
معنا: موضوع برای اطلاع
مثال: مراتب جهت استحضار ارسال می‌شود
۲۳- برابر مقررات
معنا: مطابق مقررات مرتبط
مثال: لطفاً برابر مقررات اقدام شود
۲۴- عطف
معنا: برای اشاره به نامه یا موضوعی که قبلاً بیان شده، به کار می‌رود
مثال: عطف به نامه شماره …
۲۵- پیرو
معنا: برای اشاره به اینکه موضوعی در دنباله مکاتبات گذشته مطرح می‌شود به کار می‌رود
مثال: ” پیرو نامه شماره … ”
۲۶- ابتدا به ساکن
معنا: اولین موضوع که در میان چندین موضوع مطرح می‌شود
مثال: برای بایگانی اسناد، ابتدا به ساکن از پرونده‌های مالی شروع کنید
۲۷- خط مشی
معنا: رویه و طرز عمل، سیاست
مثال: لطفاً مطابق خط مشی سازمان اقدام شود
۲۸- استـناد
معنا: تکیه کردن به موضوع یا مطلبی
مثال: لطفاً به مقررات مربوطه استناد شود
۲۹- اعـلام
معنا: آگاه کردن و شناساندن
مثال: جهت اطلاع، اعلام می‌گردد
۳۰- ابلاغ
معنا: ارسال چیزی و دریافت آن از سوی گیرنده
مثال: دستورالعمل مربوطه جهت اجرا ابلاغ می‌گردد
اصطلاحات مربوط به نامه های اداری
۱- پی نوشت: به مطالبی که در پایین کاغذ و نامه می‌آید گفته می‌شود. پی نوشت به طور معمول برای نوشتن دستور اجرا به‌کار می‌رود.
۲- رونوشت: رونوشت عبارت است از نسخه یا کپی از نامه اصلی که علاوه بر گیرنده اصلی باید برای سازمان‌ها یا اشخاص نیز ارسال و آنان را در جریان محتوای نامه قرار بدهد.
۳- پیوست: هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می‌شود، پیوست نام دارد. به طور معمول در قسمت سمت چپ بالای کاغذ نامه، کلمه پیوست چاپ می‌گردد.
۴- اندیکاتور: (نامه نما) به دفتری گفته می‌شود که برای ثبت تمامی نامه ها وارده و صادره به سازمان به‌کار گرفته می‌شود و به طور معمول در دبیرخانه نگهداری می شود.
۵- پاراف نامه: پاراف نامه، به متنی گفته می‌شود که ذیل یک نامه دریافتی نوشته می‌شود تا درخواست یا دستوری خاص را به اطلاع گیرنده بعدی ابلاغ کند. بنابراین از پاراف برای ارجاع نامه استفاده می‌شود و می‌توان آن را متن ارجاع نیز دانست. مثلاً اگر یک مشتری برای تعویض یک کالا درخواستی را ذیل یک نامه بنویسد، مدیر واحد پشتیبانی می‌تواند در پاسخ به این درخواست روی همان نامه، متن تایید این درخواست و موافقت خود را پاراف و آن را امضاء کند.
۶- هامش: به معنای حاشیه و مرز است و در نامه های اداری به مطالبی گفته می‌شود که در حاشیه نامه نوشته می‌شود.
۷- ارجاع نامه: ارجاع نامه به حالتی اشاره دارد که شما نامه ای را همراه با تمام زنجیره مکاتبات مربوط به آن جهت دریافت نظرات، صدور دستور، اقدام یا اطلاع برای شخصی ارسال می‌کنید.
۸- شماره نامه: شماره نامه، در واقع همان شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان ارسال‌کننده یا بایگانی‌کننده نامه است که می‌تواند شامل اطلاعات مختلفی مانند واحدهای دریافت کننده نامه باشد.
۹- امضاء: امضا بر روی نامه وسیله‌ای است که به آن سندیت و اعتبار می‌دهد. هیچ نامه اداری بدون امضاء نمی‌تواند برای انجام امور اداری مورد استفاده قرار بگیرد. بنابراین، مسئولیت نهایی نامه با شخصی است که آن را امضاء و تایید می‌کند.
۱۰- گردش نامه: به فرآیند ارسال و به چرخش انداختن نامه میان کارکنان یا واحدهای مختلف سازمان، گردش نامه گفته می‌شود.
۱۱- صورت جلسه: نوشته‌ای است که حاوی مطالب، گفتگوها یا تصمیمات اخذشده در یک نشست رسمی یا یک جلسه اداری می‌باشد.
۱۲- دستور جلسه: نوشته‌ای است که هدف از برگزاری یک جلسه را به افرادی که دعوت شده‌اند، اطلاع می‌دهد.
۱۳- آیین نامه/ دستورالعمل: دستورهایی است که برای اجرای قانون یا انجام کارهای اداری نوشته می‌شود و برای اجرا به سازمان‌ها ابلاغ می‌گردد.
نوشته اصطلاحات و واژه های پرکاربرد در نامه های اداری اولین بار در فراگستر. پدیدار شد.