هنگام انتخاب و خرید اتوماسیون اداری، با نام‌ها و انواع مختلفی از سامانه‌های اتوماسیون اداری مواجه می‌شوید؛ بسیاری از قابلیت‌های موجود در این سامانه‌ها، قابلیت‌های عمومی و مشترکی هستند که هر نرم افزار اتوماسیون اداری باید داشته باشد، اما چیزی که این سامانه‌های اداری را از هم متمایز می‌کند، قابلیت‌های ویژه و مزیت‌های رقابتی آن‌ها هستند. در این مقاله ۱۰ مزیت رقابتی سیستم اتوماسیون اداری فراگستر نسبت به سایر اتوماسیون های اداری و رقبا را باهم بررسی خواهیم کرد؛ تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
۱۰ مزیت رقابتی اتوماسیون اداری فراگستر
اتوماسیون اداری فراگستر علاوه با در اختیار داشتن زیرسیستم‌های مختلف – مانند مدیریت مکاتبات، مدیریت اطلاعات، مدیریت فرایندها، مدیریت مستندات، مدیریت کارها و… – از قابلیت‌های خاصی نیز برخوردار است، که مزیت رقابتی اتوماسیون اداری محسوب می‌شوند؛ در ادامه با ۱۰ تا از مهم‌ترین مزایای رقابتی اتوماسیون اداری فراگستنر را باهم بررسی می‌کنیم:
- ارائه فرم‌های آماده و پشتیبانی از نرم افزار فرمساز
- یکپارچگی مکاتبات با کارها و وظایف و همچنین رویدادهای سازمانی
- گردش اسناد و تعریف مسیر اخذ تاییدات اسناد دارای چند امضا
- اشتراک‌گذاری و کارگروهی بر روی انواع اسناد
- پشتیبانی از فناوری OCR فارسی برای تبدیل تصویر به متن
- پشتیبانی از فناوری تبدیل گفتار به متن
- دسترسی از طریق موبایل با نسخه PWA اتوماسیون اداری فراگستر
- ایجاد ارتباط و مدیریت ارتباطات بین سازمان‌هایی با ساختار هلدینگ
- بهینه سازی خودکار تصاویر بدون افت کیفیت
- ارائه APIهای آماده جهت اتصال به سایر سیستم‌های سازمان
۱۰ مزیت رقابتی اتوماسیون اداری فراگستر
۱- ارائه فرم های آماده و پشتیبانی از نرم افزار فرمساز
اولین مزیت رقابتی اتوماسیون اداری فراگستر که به آن می‌پردازیم، ارائه فرم‌های سازمانی آماده و طراحی شده، از طریق زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان است؛ سازمان‌ها و کسب و کارهایی که قصد استفاده از فرم‌های الکترونیکی در سازمان و به گردش انداختن آن‌ها را دارند، بدون نیاز به دانش طراحی فرم، می‌توانند از فرم‌های آماده فراگستر استفاده نمایند و درخواست‌های سازمانی را در قالب فرم در سازمان به گردش در بیاورند. ۱۲ فرم آماده اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:
- فرم درخواست مرخصی
- فرم درخواست ماموریت
- فرم درخواست اضافه کار
- فرم درخواست اصلاح کارکرد
- فرم درخواست وام
- فرم درخواست پرداخت
- فرم درخواست خودرو
- فرم درخواست کالا
- فرم درخواست خدمات
- فرم درخواست مساعده
- فرم درخواست پذیرش مهمان
- فرم درخواست رزرو اتاق جلسات
لازم به ذکر است که علاوه بر فرم‌های آماده، اتوماسیون اداری فراگستر، به کمک زیرسیستم فرم ساز خود، امکان طراحی انواع فرم‌های ساده و پیچیده اداری را برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم کرده است و افراد می‌توانند فرم‌های ساده را بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی و تنها با Drag&Drop فیلد‌های اطلاعاتی، فرم‌های مختلفی را طراحی نمایند و در سازمان به گردش بیاندازند؛ اما شایان ذکر است که برای طراحی فرم‌های پیچیده، به کمی دانش برنامه‌نویسی نیاز پیدا خواهند کرد.
علاوه بر موارد فوق، سازمان‌ها و کسب و کارها همچنین می‌توانند با استفاده از زیرسیستم BPMS، فرایندهای مختلفی را طراحی نمایند و فرم‌های اطلاعاتی مختلفی را درون فرایند قرار داده و در سازمان به گردش در بیاورند.
۲- یکپارچگی مکاتبات با کارها و وظایف و همچنین رویدادهای سازمانی
بسیاری از کارها، فعالیت‌ها و رویداد‌ها در سازمان‌ها با استفاده از مکاتبات صورت می‌گیرند؛ مانند نامه‌های اقدامی، اطلاع‌رسانی، اخذ تایید، پیگیری و…؛ در همین راستا، اتوماسیون اداری فراگستر به منظور افزایش یکپارچگی سازمانی، امکان ایجاد ارتباط بین مکاتبات و کارها، وظایف، رویدادهای سازمانی و مستندات را فراهم کرده است. سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند نامه‌های خود را از درون کارتابل مکاتبات به کارها و ظایفی در زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی تبدیل و یا مرتبط نمایند؛ همچنین کارها و تغییرات صورت گرفته بر روی آن‌ها نیز، به صورت نامه به افراد دخیل در کار، اطلاع‌رسانی گردد.
علاوه بر آن، سازمان‌ها همچنین می‌توانند بین نامه‌ها و رویدادهای سازمانی – مانند برگزاری جلسه، مناسبت‌ها و… – نیز ارتباط برقرار نمایند؛ به عنوان مثال، پیرو یک مکاتبه یا نامه، جلسه‌ای تشکیل داده و آن‌ها را به عنوان یک رویداد در تقویم سازمانی ثبت و اطلاع‌رسانی نمایند و یا صورت جلسات را در قالب نامه بین اعضای مرتبط، ارسال و ارجاع نمایند.
شایان ذکر است که به دلیل یکپارچگی اتوماسیون اداری و اتصال زیرسیستم‌های مدیریت مکاتبات و مدیریت مستندات، امکان اتصال اسناد و مدارک به نامه‌ها و همچنین تبدیل نامه‌ها و مکاتبات به اسناد نیز در اتوماسیون اداری فراهم شده است.
۳- گردش اسناد و تعریف مسیر اخذ تاییدات اسناد دارای چند امضا
یکی از دغدغه‌های مهم سازمان‌ها و کسب و کارها در روند خودکارسازی فرایندهای اداری، نامه‌ها و اسنادی هستند که باید چندین امضای مختلف را جهت اخذ تاییدات لازم، دریافت نمایند؛ مانند صورت جلسات، درخواست‌های سازمانی و… . اتوماسیون اداری فراگستر به منظور رفع این دغدغه، امکان تعریف مسیر اخذ تاییدات و امضاها برای نامه‌ها و مستندات و گردش آن‌ها در سازمان را فراهم کرده است. با استفاده از این قابلیت، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند متناسب با سلسله مراتب سازمانی و اداری، برای اسناد و نامه‌های مورد نظر خود جریان کار و مسیر اخذ تایید و امضا تعریف نمایند.
مسیر اخذ تاییدات اسناد دارای چند امضا
۴- اشتراک گذاری و کارگروهی بر روی انواع اسناد
چهارمین مزیت رقابتی اتوماسیون اداری فراگستر که موجب تحول بزرگی در این سامانه شده است، قابلیت کارگروهی بر روی انواع اسناد – از قبیل Excel، Word، PowerPoint، PDF و… – نام دارد. به طور معمول، اسناد در اتوماسیون اداری در قالب وب یا Word ایجاد می‌شوند و به گردش در می‌آیند و افراد برای اصلاح آن‌ها، باید فایل‌ها را دانلود کرده و تغییرات را بر روی آن اعمال نمایند و سپس در سامانه بارگذاری کنند؛ اما اتوماسیون اداری فراگستر امکان اصلاح انواع اسناد با فرمت‌های مختلف، بدون نیاز به دانلود و آپلود فایل و بر اساس میزان دسترسی کاربران و همچنین به گردش انداختن آن‌ها در سازمان را فراهم کرده است.
لازم به ذکر است که تمامی سوابق تغییرات و ویرایش‌های صورت گرفته بر روی اسناد ثبت می‌گردند و افراد می‌توانند فعالیت‌ها و تغییرات صورت گرفته بر روی اسناد را مشاهده و پیگیری نمایند.
کار گروهی بر روی اسناد
۵- پشتیبانی از فناوری OCR فارسی برای تبدیل تصویر به متن
بسیاری از اسناد و مکاتبات، به صورت تصویری در سازمان‌ها به گردش در می‌آیند و متن آن‌ها قابل ویرایش و جستجو نیست و برای این که افراد بتوانند آن‌ها را اصلاح نمایند، باید نسخه متنی و قابل ویرایش این اسناد را در اختیار داشته باشند؛ اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار داشتن قابلیت اختصاصی OCR فارسی، امکان تبدیل آسان اسناد و مکاتبات تصویری به قالب متنی قابل ویرایش و جستجو را فراهم کرده است.
با استفاده از این قابلیت افراد تنها کافیست تصویر اسناد و مکاتبات مورد نظر را در سامانه اتوماسیون اداری – از طریق اسکنر، فکس و… – بارگذاری نمایند، تا نرم افزار OCR فارسی اتوماسیون اداری آن‌ها را به فایل‌های متنی کم حجم، قابل ویرایش و قابل جستجو تبدیل کند.
۶- پشتیبانی از فناوری تبدیل گفتار به متن
علاوه بر مزیت اتوماسیون اداری فراگستر در تبدیل تصویر به متن، این سامانه امکان تبدیل صدا به متن یا همان گفتار به متن را نیز داراست؛ با استفاده از این قابلیت، افراد می‌توانند به جای تایپ کردن، تنها با صحبت کردن، نامه‌ها و ارجاعات خود را بنویسند و ارسال نمایند. این قابلیت از سرعت و دقت بالایی برخوردار است و موجب تسریع کارها میگردد.
بیشتر بدانیم: آشنایی قابلیت تبدیل گفتار به متن
۷- دسترسی از طریق موبایل با نسخه PWA اتوماسیون اداری فراگستر
یکی دیگر از مزایای اتوماسیون اداری نسبت به دیگر رقبای خود، دسترس‌پذیری بالای آن است؛ کاربران می‌توانند با دریافت دسترسی‌های لازم، بدون نیاز به نصب هیچ نرم‌افزاری بر روی گوشی همراه خود و تنها با استفاده از یک مرورگر اینترنتی، از نسخه موبایل PWA اتوماسیون اداری فراگستر برای دسترسی به اتوماسیون اداری و کارتابل مکاتبات و دیگر زیرسیستم‌ها، به صورت آنلاین استفاده نمایند.
از ویژگی‌ها و قابلیت‌های مهم نسخه موبایل PWA اتوماسیون فراگستر، می‌توانیم به ویرایشگر Word موبایل اشاره کنیم، که امکان نگارش نامه، پیوست، ارجاع و… را در محیط Word درون موبایل فراهم می‌نماید.
دسترسی از طریق موبایل با نسخه PWA اتوماسیون اداری فراگستر
۸- ایجاد ارتباط و مدیریت مکاتبات بین سازمان هایی با ساختار هلدینگ
بسیاری از سازمان‌های دولتی و خصوصی، زیرمجموعه‌های مختلفی دارند و مدیریت ارتباطات و مکاتبات بین آن‌ها، دغدغه بسیاری از سازمان‌هاست و امری مهم محسوب میگردد؛ اتوماسیون فراگستر به منظور پیاده‌سازی گسترده و یکپارچه سامانه اتوماسیون اداری در سازمان‌هایی با ساختار هلدینگی – مانند بانک‌ها، بیمه‌ها، سازمان‌های دولتی و خصوصی بزرگ با شعب مختلف و… – قابلیتی تحت عنوان زیرسیستم چندسازمانی ارائه کرده است، که به کمک آن می‌توان ساختار و سلسله مراتب چندسازمانی را در چارت سازمانی مادر به صورت درختواره تعریف نمود و سپس راه‌های ارتباطی و مکاتباتی امن و یکپارچه‌ای بین آن‌ها ایجاد کرد، تا سازمان‌های عضو در کمترین زمان و با بالاترین دقت و امنیت ممکن، به نامه‌نگاری و مکاتبه بین سازمانی بپردازند.
۹- بهینه سازی خودکار تصاویر بدون افت کیفیت
نهمین مزیت اتوماسیون اداری فراگستر نسبت به رقبا، کاهش ترافیک پهنای باند و فضای ذخیره‌سازی تصاویر از طریف نویزگیری و بهینه‌سازی تصاویر اسناد و کاهش حجم آن‌ها بدون افت کیفیت تصویر است؛ با استفاده از این قابلیت، علاوه بر افزایش کیفیت تصاویر اسناد، حجم آن‌ها نیز کاهش می‌یابد، که این امر موجب افزایش سرعت انتقال تصاویر، کاهش ترافیک پهنای باند مصرفی و همچنین کاهش فضای ذخیره‌سازی آن‌ها در اتوماسیون اداری میگردد.
در فرایند بهینه‌سازی خودکار تصاویر، مواردی مانند لکه‌های روی نامه، نقاط اطراف آرم سربرگ‌ها هنگام اسکن آن‌ها و… حذف می‌شوند و نامه‌ها و اسناد به صورت شفاف و خوانا، با حجمی کمتر و کیفیتی بیشتر، در اتوماسیون اداری فراگستر به نمایش و گردش در می‌آیند.
بهینه سازی خودکار تصاویر بدون افت کیفیت
۱۰- ارائه APIهای آماده جهت اتصال به سایر سیستم های سازمان
ایجاد یکپارچگی نرم افزاری در سازمان، یکی از عوامل تاثیرگذار در بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها و کسب و کارها محسوب میگردد؛ در همین راستا، اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان بستری متمرکز و یکپارچه برای مدیریت اطلاعات و ارتباطات در سازمان، به کمک APIهای آماده خود، امکان اتصال اتوماسیون اداری به سایر سامانه‌های سازمان را فراهم کرده است.
با APIهای آماده فراگستر، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند اطلاعات را در قالب‌ها و فرمت‌های استاندارد، بین سامانه‌ها به گردش در آورند و آن‌ها را مدیریت نمایند؛ به عنوان مثال می‌توان اتوماسیون اداری فراگستر را به سامانه‌های همچون منابع انسانی، حقوق و دستمزد، حضور و غیاب، انبارداری، CRM و… متصل نمود و اطلاعات و داده‌های لازم را از آن‌ها فراخوانی و یا به آن‌ها ارسال نمود.
APIهای آماده فراگستر
سخن پایانی
اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر این ۱۰ مزیت رقابتی، قابلیت‌ها و امکانات بسیار گسترده‌ای برای مدیریت یکپارچه و متمرکز ارتباطات، اطلاعات، فرم‌ها و فرایندها در سازمان‌ها و کسب و کارها دارد، که از طریق لینک “قابلیت‌های ویژه اتوماسیون اداری فراگستر” میتوانید با دیگر قابلیت‌های خاص اتوماسیون اداری فراگستر آشنا شوید.
همچنین برای دریافت مشاوره رایگان از متخصصین ما و آشنایی با قابلیت‌ها و امکانات اتوماسیون اداری فراگستر و مشاهده نسخه دموی آنلاین این سامانه، میتوانید از طریق لینک زیر درخواست خود را ثبت نمایید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن با شما ارتباط برقرار کنند و پاسخگوی سوالات و ارائه مشاوره متناسب با نیازهای سازمان یا کسب و کار شما باشند.
سوالات متداول
مزیت رقابتی اتوماسیون اداری فراگستر نسبت به رقبا چیست؟
اتوماسیون اداری فراگستر در کنار برخورداری از زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های بسیار متنوع، امکانات و قابلیت‌های خاصی دارد که مزیت رقابتی آن نسبت به دیگر سامانه‌های اتوماسیون اداری محسوب میگردد؛ این مزایا به طور خلاصه عبارت‌اند از فرم‌های آماده و پشتیبانی از نرم افزار فرمساز، تبدیل و مرتبط کردن مکاتبات به کارها و وظایف و همچنین رویدادهای سازمانی، تعریف مسیر اخذ تاییدات اسناد دارای چند امضا، کارگروهی بر روی انواع اسناد، پشتیبانی از فناوری OCR فارسی برای تبدیل تصویر به متن، پشتیبانی از فناوری تبدیل صدا به متن، دسترسی با نسخه موبایل PWA اتوماسیون اداری فراگستر، مدیریت ارتباطات بین سازمان‌هایی با ساختار هلدینگ، بهینه سازی خودکار تصاویر بدون افت کیفیت، APIهای آماده جهت اتصال به سایر سیستم‌های سازمان.
مهم ترین زیرسیستم های اتوماسیون اداری فراگستر کدامند؟
اتوماسیون اداری فراگستر از زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای مختلفی تشکیل شده است، که هر کدام قابلیت‌ها و امکانات مختص به خود را دارند و به صورت یکپارچه و متمرکز در کنار یکدیگر فعالیت می‌کنند؛ برخی از مهم‌ترین زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از کارتابل الکترونیکی، دبیرخانه تخصصی، مدیریت جلسات و تقویم سازمانی، مدیریت فرایندهای BPMS، مدیریت مستندات، فرمساز، گزارش‌ساز، پیشخوان خدمات کارکنان، چندامضایی و تاییدات نامحدود، مدیریت کارها و وظایف تیمی، نسخه موبایل PWA، OCR فارسی و… .
نوشته ۱۰ مزیت رقابتی مهم اتوماسیون اداری فراگستر نسبت به سایر اتوماسیون های اداری اولین بار در فراگستر. پدیدار شد.