یکی از قابلیت‌های بسیار مهم در نرم افزار اتوماسیون اداری، امکان پیگیری مکاتبـات و درخواست‌ها در سازمان است؛ انواع مختلفی از نامه‌ها در سازمان‌ها و کسب و کارها به گردش در می‌آیند، اما برخی از آن‌ها بیشتر از بقیه نیاز به پیگیری دارند، مانند نامه‌های اقدامی. روش‌های مختلفی برای پیگیری نامه های اقدامی و مشاهده فعالیت‌های صورت گرفته بر روی آن‌ها در اتوماسیون اداری وجود دارد و در این مقاله قصد داریم تا نحوه پیگیری این دسته از نامه‌ها در اتوماسیون اداری فراگستر را به شما آموزش دهیم؛ تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
پیگیری نامه اقدامی چرا اهمیت دارد؟
فرایند پیگیری مکاتبات، یکی از فرایندهای مهم در سازمان‌ها محسوب می‌شود و نقش موثری در افزایش نظم، بهره‌وری و کارایی سازمان‌ها و کسب و کارها دارد؛ در ادامه برخی از دلایل اهمیت پیگیری نامه‌ها، مخصوصت نامه اقدامی را با هم بررسی می‌کنیم:
جلوگیری از اتلاف وقت
با پیگیری منظم، آنی و سیستماتیک نامه‌های اقدامی، می‌توان گلوگاه‌ها را شناسایی کرد، به افراد مربوطه یادآوری ارسال نمود و از اتلاف زمان و رسوب نامه‌ها در کارتابل جلوگیری کرد.
افزایش سرعت و کیفیت خدمات
به کمک پیگیری نامه‌ها می‌توان مراحل مختلف اجرای فرآیندها را بهبود بخشید و کیفیت خدمات را ارتقا داد؛ این پیگیری‌ها به کاربران و سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به نظم و دقت در انجام وظایف خود پایبند باشند و مسائل را به صورت بهینه و در کمترین زمان ممکن حل کنند.
افزایش شفافیت سازمانی
با پیگیری نامه‌ها و مکاتبات، کاربران می‌توانند از وضعیت فعلی نامه‌های خود مطلع باشند و ببینند که نامه در کدام مرحله و در دست کدام کاربر قرار دارند؛ این امر موجب افزایش شفافیت در سازمان و همچنین افزایش حس مسئولیت پذیری می‌گردد.
بهبود ارتباطات داخلی
پیگیری نامه اقدامی و دیگر نامه‌های اداری، فرصتی مناسب برای برقراری ارتباط با بخش‌های مختلف، رد و بدل کردن اطلاعات، افزایش تعامل بین کاربران و بهبود هماهنگی و همکاری در سازمان است، که این امر موجب بهبود ارتباطات داخلی در سازمان می‌گردد.
بیشتر بدانیم: ۸ دلیل مهم که هر سازمانی به یک نرم‌افزار مکاتبات اداری احتیاج دارد!
نحوه پیگیری نامه اقدامی در اتوماسیون اداری فراگستر
اتوماسیون اداری فراگستر، راهکارهای مختلفی برای پیگیری نامه‌های اقدامی در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها گذاشته است؛ در ادامه به بررسی مراحل ایجاد نامه اقدامی و پیگیری آن می‌پردازیم:
ایجاد و ارجاع نامه اقدامی
برای ارجاع یک نامه و تبدیل آن به نامه اقدامی، ابتدا نامه مورد نظر را باز می‌کنیم و سپس از نوار ابزار بالای صفحه ، بر روی گزینه “ارجاع” کلیک می‌کنیم (تصویر ۱).
۱- انتخاب نامه و کلیک بر روی گزینه ارجاع
در پنجره ارجاع (تصویر ۲) گزینه‌های مختلفی برای تعیین مشخصات ارجاع و نوع آن وجود دارد؛ با کلیک بر روی گزینه “نوع ارجاع” می‌توانید انواع ارجاعات را مشاهده و انتخاب نمایید(تصویر ۲ – کادر شماره ۱). در این آموزش ما بر روی گزینه “جهت اقدام” کلیک می‌کنیم، تا نامه مذکور به صورت یک نامه اقدامی ارجاع گردد.
علاوه بر تعیین نوع ارجاع، در این قسمت با کلیک بر روی گزینه “مهلت پاسخ“، می‌توانید بازه زمانی مشخصی بر اساس تاریخ و ساعت دقیق برای رسیدگی به نامه تعیین کنید (تصویر ۲ – کادر شماره ۲).
در نهایت فعال کردن گزینه “درج در پیگیری فرستنده” در پایین صفحه ارجاع، نامه اقدامی مورد نظر پس از ارجاع به صورت خودکار در لیست پیگیری‌های شما – فرستنده – درج می‌گردد (تصویر ۲ – کادر شماره ۳).
پس از اتمام تنظیمات لازم، بر روی گزینه “ارجاع” کلیک می‌کنیم، تا نامه مورد نظر ما در قالب نامه اقدامی برای فرد گیرنده ارسال شود و در لیست نامه‌های اقدامی وی قرار بگیرد؛ حال نوبت آن رسیده تا وضعیت نامه اقدامی ارسال شده را پیگیری کنیم.
۲- انتخاب نوع ارجاع جهت اقدام
پیگیری نامه اقدامی از درون کارتابل اتوماسیون
درون کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر، ۳ روش برای پیدا کردن نامه‌های اقدامی، مشاهده مسیر ارجاعات و پیگیری اقدامات صورت گرفته بر روی آن‌ها وجود دارد:
روش اول: کارتابل ورودی
پس از ارجاع نامه به صورت اقدامی، درون کارتابل مکاتبات ورودی، در سمت چپ نامه، علامت پرچم به رنگ قرمز در می‌آید؛ قرمز شدن پرچم در کنار نامه‌ها، به معنای قرار گرفتن نامه در لیست پیگیری است و به کاربران کمک می‌کند تا نامه‌های اقدامی خود را که نیاز به پیگیری دارند، در بین انبوه مکاتبات راحت‌تر پیدا کنند. (تصویر ۳).
۳- فعال شدن علامت پیگیری نامه
روش دوم: لیست جهت اقدام در بخش ارسال شده ها
روش دوم پیدا کردن و پیگیری نامه‌های اقدامی، مراجعه به لیست “ارسال شده‌ها” و ورود به پوشه “جهت اقدام” است؛ با مراجعه به این بخش، می‌توانید نامه‌هایی که به صورت اقدامی ارجاع یا ارسال کرده‌اید را ببینید و به راحتی آن‌ها را پیدا کنید (تصویر ۴).
۴- اضافه شدن به لیست جهت اقدام
روش سوم: فهرست پیگیری ها
سومین روش برای پیداکردن و پیگیری نامه اقدامی، مراجعه به “فهرست پیگیری‌ها” در منوی سمت راست اتوماسیون اداری فراگستر است؛ با مراجعه به این بخش می‌توانید تمامی نامه‌هایی که نیاز به پیگیری دارند را مشاهده کنید (تصویر ۵). شایان ذکر است که با فعال کردن گزینه “درج در پیگیری فرستنده” در قسمت ارجاع (تصویر شماره ۲)، نامه‌ها به‌طور خودکار در این فهرست اضافه می‌شوند.
۵- اضافه شدن به لیست پیگیری ها
پس از این که نامه مورد نظر خود را به کمک یکی از روش‌های فوق و یا با استفاده از انواع روش‌های جستجو در اتوماسیون اداری پیدا کردید، کافیست نامه خود را باز کنید و از ستون سمت چپ، یعنی بخش “ارجاعات و اقدامات” وضعیت فعلی نامه و فعالیت‌ها و اقدامات صورت گرفته بر روی آن را مشاهده نمایید (تصویر ۶).
پیگیری نامه اقدامی با استفاده از سامانه رهگیری اتوماسیون فراگستر
یکی از قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر، سامانه رهگیری مکاتبات است؛ با استفاده از این سامانه و ورود به آن، مشتری/ارباب رجوع می‌تواند با استفاده از کدرهگیری یا شماره نامه، از بیرون محل سازمان و بدون نیاز به مراجعه حضوری، وضعیت مکاتبات خود را پیگیری کند. در این روش افراد می‌توانند اطلاعات، یادداشت‌ها، اقدامات و جوابیه نامه خود را که توسط افراد مربوطه نوشته شده است، مشاهده نمایند.
پیگیری با استفاده از کد USSD
در راستای افزایش رضایت کاربران و تسهیل فرایند پیگیری نامه‌ها و مکاتبات، اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر موارد فوق، راهکار دیگری نیز در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها گذاشته است؛ با اتصال و فعالسازی سرویس شماره‌گیری کد USSD، مشتری/ارباب رجوع می‌تواند هر زمان بدون نیاز به مراجعه حضوری، با کمک کدهای USSD از نامه‌ها و مکاتبات خود را پیگیری نماید و از آخرین وضعیت آن در سازمان مطلع شود.
برای کسب اطلاعات بیشتر پیرامون اتوماسیون اداری فراگستر و روش‌ها و راهکارهای آن برای پیگیری نامه اقدامی، می‌توانید از طریق لینک زیر درخواست دریافت مشاوره آنلاین رایگان و مشاهده نسخه دموی آنلاین رایگان اتوماسیون فراگستر را ثبت کنید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن، با شما ارتباط برقرار کرده و پاسخگوی سوالات شما عزیزان باشند:
سخن پایانی
در این مقاله به بررسی اهمیت پیگیری مکاتبات و همچنین روش‌های مختلف پیگیری نامه اقدامی در اتوماسیون اداری فراگستر آشنا شدیم؛ با پیگیری مکاتبات و نامه‌های اقدامی، شاهد افزایش مسئولیت‌پذیری کارکنان، افزایش سرعت فرایندها و رسیدگی به کارها، صرفه‌جویی در زمان فرایندها و فعالیت و افزایش همکاری و هماهنگی در سازمان خواهید بود. در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که پذیرای سوالات و ابهامات شما عزیزان در بخش نظرات هستیم؛ همچنین می‌توانید از طریق لینک درخواست دمو و یا با شماره گیری ۴۲۶۲۳-۰۲۱ از مشاوره رایگان کارشناسان ما بهره‌مند شوید.
سوالات متداول
بهترین ابزار برای پیگیری مکاتبات در سازمان چیست؟
اتوماسیون اداری با ثبت ساختاریافته وقایع و فعالیت‌های صورت گرفته بر روی نامه‌ها و مکاتبات و گستردگی و دسترس‌پذیری که در سطح سازمان دارد، به عنوان بهترین ابزار برای گردش مکاتبات و پیگیری آن‌ها در سازمان محسوب می‌شود؛ با استفاده از قابلیت‌هایی مانند مشاهده مسیر ارجاعات و فعالیت‌های مکاتبات، جستجوی سریع و دقیق نامه‌ها، لیست‌های پیگیری مکاتبات و…، پاسخگوی نیاز سازمان‌ها و کسب و کارها به قابلیت پیگیری مکاتبات است.
آیا خارج از سازمان هم می توان مکاتبات را پیگیری کرد؟
بله، اتوماسیون اداری فراگستر با ارائه قابلیت‌هایی مانند سامانه رهگیری مکاتبات و رهگیری به کمک کدهای USSD امکان پیگیری مکاتبات از راه دور را برای مشتریان/ارباب رجوع فراهم کرده است؛ همچنین افراد سازمان نیز با استفاده از نسخه موبایل PWA و میزبانی وب، می‌توانند خارج از سازمان نیز به اتوماسیون اداری خود دسترسی داشته باشند و به پیگیری نامه اقدامی و دیگر مکاتبات خود بپردازند.
نوشته پیگیری نامه های اقدامی در اتوماسیون اداری: سفری در دنیای نظم و کارایی اولین بار در فراگستر. پدیدار شد.