هرآنچه در مورد جانشینی در اتوماسیون اداری باید بدانید!

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری در راستای تداوم فرایندها و افزایش سرعت رسیدگی به پاسخگویی نامه‌ها و مکاتبات، امکان تعیین جانشینی در اتوماسیون اداری است؛ با استفاده از این قابلیت، افرادی که در سازمان غایب هستند و یا قادر به انجام وظایف خود نیستند، به صورت موقت و یا دائم، کاربر یا کاربران دیگری را به عنوان جانشین انتخاب می‌کنند تا خللی در اجرای فرایندها و رسیدگی به مکاتبات و درخواست‌ها صورت نگیرد. در این مقاله ضمن تعریف مفهوم جانشینی در اتوماسیون اداری، نحوه انجام این کار و استفاده از این قابلیت را نیز در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر آموزش می‌دهیم.

مفهوم جانشینی در اتوماسیون اداری

تعیین جانشین در سیستم اتوماسیون اداری به معنای انتقال مسئولیت‌های مانند مدیریت نامه‌ها، پیگیری مکاتبات، پیگیری کارها و… به فرد دیگری به صورت موقت یا دائم است؛ در این فرایند افراد می‌توانند کاربران دیگر را پس از تعیین دسترسی‌های لازم به کارتابل اتوماسیون اداری، به عنوان جانشین خود در اتوماسیون اداری انتخاب نمایند. به‌طور کلی در مواقعی مانند غیبت موقت یا بلندمدت فرد اصلی، تغییرات سازمانی، افزایش حجم مکاتبات و نیاز به تقسیم کار و مواردی از این قبیل، از قابلیت جانشینی در اتوماسیون اداری استفاده می‌شود.

اهمیت و مزایای تعیین جانشین

یکی از اهداف اصلی استفاده و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری، افزایش سرعت کارها و بهبود بهره‌وری و عملکرد سازمان‌ها و کسب و کارها است؛ با استفاده از اتوماسیون اداری سازمان‌ها و کسب و کارها از فرایندها و چالش‌های سبک اداری سنتی فاصله می‌گیرند و با استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری، به انجام و مدیریت فعالیت‌ها و فرایندهای اداری می‌پردازند. برخی از مزیای تعیین جانشین در اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

• تداوم فرایندها و پاسخگویی به مکاتبات
• افزایش بهره وری و کارایی در سازمان
• انعطاف پذیری و پاسخگویی بیشتر

تداوم فرایندها و پاسخگویی به مکاتبات

در سبک اداری سنتی، در صورت غیبت افراد، فرایندها و نامه‌نگاری‌های مرتبط با آن‌ها متوقف می‌شود و یا با سرعت بسیار پایین‌ترین و بدون شفافیت لازم، توسط افراد دیگری در سازمان رسیدگی می‌گردد؛ اما با استفاده از قابلیت جانشینی در اتوماسیون، افراد می‌توانند دسترسی مکاتبات، فرایندها و فعالیت‌های کارتابل اتوماسیون خود را به فرد دیگری نیز اعظا کنند، تا در صورت غیبت، فرایندها بدون توقف صورت بگیرند و مکاتبات نیز در سریع‌ترین زمان ممکن رسیدگی شوند.

افزایش بهره وری و کارایی در سازمان

با تداوم جریان فرایندها و پاسخگویی و رسیدگی مداوم به نامه‌ها و مکاتبات توسط جانشین فرد غایب، فعالیت‌ها و فرایندها همیشه در جریان خواهند بود و رسوب نمی‌کنند؛ این امر موجب افزایش بهره‌وری و کارایی سازمان می‌گردد، زیرا فرایندها و مکاتبات دیگر وابسته به حضور افراد نیستند و در صورت نیاز می‌توان با تعیین جانشینی در اتوماسیون اداری، فرایندها و فعالیت‌های مرتبط با فرد غایب را در سازمان پیش برد.

انعطاف پذیری و پاسخگویی بیشتر

با استفاده از قابلیت تعیین جانشین، سرعت عمل در پاسخگویی و ارائه خدمات به افراد بهبود می‌یابد و سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند بدون هیچ وقفه‌ای، پاسخگوی نیازهای مشتریان و ذی‌نفعان سازمان باشند.

روند تعیین جانشین در اتوماسیون فراگستر

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در راستای پاسخگویی به نیازهای سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف و افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد آنها، در کنار انواع قابلیت‌های خاص و عمومی که دارد، امکان تعیین جانشینی در اتوماسیون اداری را نیز برای کاربران خود فراهم کرده است. در ادامه با تحوه تعیین جانشین در اتوماسیون فراگستر آشنا خواهیم شد:

قدم اول – ورود به تنظیمات تعیین جانشین

برای استفاده از قابلیت جانشینی در نرم افزار اتوماسیون فراگستر، ابتدا وارد بخش “زیرساخت اتوماسیون” می‌شویم و از بین گزینه‌های قسمت “شخصی”، آیتم “جانشین” را انتخاب می‌کنیم (تصویر ۱).

۰۱ – ورود به تنظیمات جانشینی در اتوماسیون اداری

قدم دوم – اضافه کردن جانشین در اتوماسیون اداری

با انتخاب گزینه “جانشین” وارد صفحه‌ای می‌شوید که می‌توانید در آن لیست افرادی که به عنوان جانشین خود انتخاب کرده‌اید را مشاهده نمایید و در صورتی که فردی به عنوان جانشین شما منتسب نشده باشد، لیست خالی خواهد بود؛ حال برای اضافه کردن و تعریف جانشینی در اتوماسیون اداری فراگستر، بر روی گزینه “+اضافه” کلیک می‌کنیم (تصویر ۲).

۰۲ – اضافه کردن کاربران به عنوان جانشین

قدم سوم – تعیین مشخصات و دسترسی های جانشین

همان‌طور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، پس از کلیک بر روی گزینه “+اضافه” پنجره‌ای با فیلدهای متنوع برای شما به نمایش در می‌آید، که در این پنجره باید مشخصات و دسترسی‌های فرد جانشین را در نرم‌افزار اتوماسیون فراگستر تعیین نمایید (تصویر ۳).

۰۳ – پیدا کردن و تعیین جانشین

تنظیمات متنوعی برای تعریف نقش و تعیین دسترسی‌های جانشین وجود دارد؛ به عنوان مثال در این پنجره می‌توان به تعریف نقش و سمت جانشینی، واحد سازمانی، پرسنل جانشین، بازه زمانی جانشینی پرداخت و همچنین دسترسی کاربر جانشین به بخش‌های مختلف اتوماسیون اداری مانند کارتابل، بایگانی، ارسال فایل، نامه‌های محرمانه، پیش‌نویس‌ها و… را تعریف کرد (تصویر ۴).

۰۴ – مدیریت دسترسی های فرد جانشین

انواع دسترسی‌های قابل تنظیم در بخش اضافه کردن جانشین در اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:

• بازه زمانی جانشینی
• دسترسی به نامه های محرمانه
• دسترسی به جستجو
• ارسال نامه از کارتابل
• دسترسی به چیدمان کارتابل مدیریت
• دسترسی به پرونده حذف شده ها
• دسترسی به بایگانی شخصی و سازمانی
• دسترسی به یادآوری
• دسترسی به تنظیمات شخصی
• دسترسی به ارسال فایل
• دسترسی به زیر سیستم دبیرخانه
• دسترسی به عنوان فرستنده
• دسترسی به عنوان امضاء کننده
• و…

پس از اتمام تنظیمات، کافیست بر روی گزینه “ذخیره” کلیک کنید، تا فرد مورد نظرتان بر اساس دسترسی‌هایی که تعیین نموده‌اید، به عنوان جانشین شما در لیست به نمایش در بیاید؛ شایان ذکر است که بعد از تعریف جانشینی در اتوماسیون اداری فراگستر، فرد جانشین از طریق نامه مطلع می‌گردد و می‌تواند این جانشینی را قبول یا رد کند. همچنین در صورت نیاز می‌توانید دسترسی‌های جانشن را تغییر دهید و یا حتی این جانشینی را ها غیرفعال نمایید (تصویر ۵).

۰۵ – ویرایش و فعال غیرفعال بودن

قدم چهارم – تایید جانشینی

پس از تعیین دسترسی‌ها و مشخصات جانشین، به منظور حفظ حریم خصوصی کاربران و جلوگیری از نشت اطلاعات و دسترسی‌های غیرمجاز، به طور خودکار نامه‌ای برای فرد مقابل ارسال می‌گردد (تصویر ۶)، که در آن مشخصات و دسترسی‌های فرد جانشین درج شده است (تصویر ۷).

۰۶ – ارسال خودکار نامه جهت تایید جانشینی

۰۷ – مشاهده مشخصات دسترسی های جانشین

پس از آن فرد گیرنده با کلیک بر روی آیکن خود در اتوماسیون اداری و مراجعه به قسمت “جانشین ها” می‌تواند فرایند جانشینی را تایید نماید (تصویر ۸ و تصویر ۹).

۰۸ – تایید جانشنی

۰۹ – تایید جانشینی

پس از تایید فرایند جانشینی، افراد می‌توانند از طریق ویجت “گزارش مکاتبات” در صفحه “میزکار هوشمند” (تصویر ۱۰) و یا از طریق زبانه “جانشین ها” (تصویر ۱۱) افرادی که جانشین آن‌ها شده‌اند و یا جانشین‌های خود را مشاهده نمایند.

۱۰ – مشاهده جانشین ها در میرکار هوشمند

۱۱ – مشاهده سمت های جانشین در زبانه جانشین ها

برای اطلاع از نحوه دقیق تعیین جانشین در اتوماسیون اداری فراگستر، از شما دعوت می‌کنیم تا ویدیوی آموزشی زیر را مشاهده نمایید:

تعیین جانشین تنها یکی از قابلیت‌ها و امکانات اتوماسیون اداری فراگستر است؛ اگر مایل به آشنایی بیشتر با اتوماسیون فراگستر و قابلیت‌های آن هستید، تنها کافیست از طریق لینک زیر درخواست خود را ثبت کنید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن با شما تماس برقرار کنند و علاوه بر ارائه نسخه دموی آنلاین، پاسخگوی سوالات و ابهامات شما عزیزان باشند:

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی اهمیت و کاربرد قابلیت جانشینی در اتوماسیون اداری پرداختیم و با جنبه‌های مختلف آن آشنا شدیم؛ امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید. در آخر باید به این نکته اشاره کنم که پذیرای سوالات و ابهامات شما در بخش نظرات هستیم.

سوالات متداول

فرایند جانشینی در اتوماسیون اداری دائمی است یا موقت؟

هنگام تعریف جانشین و تعیین دسترسی‌های لازم، می‌توانید به صورت دائم یا موقت (در بازه زمانی مشخصی) برای خود جانشین تعیین کنید.

آیا برای رفتن به کارتابل جانشینی، باید دوباره وارد سیستم اتوماسیون اداری شویم؟

خیر، برای ورود به محیط کارتابل جانشین، به خروچ از اکانت و ورود مجدد به اکانت دیگر نیازی نیست و در محیط کارتابل خود به صورت یکپارچه و متمرکز می‌توانید بین کارتابل خود و فردی که جانشین آن شده‌اید، جابه‌جا شوید.

نوشته هرآنچه در مورد جانشینی در اتوماسیون اداری باید بدانید! اولین بار در فراگستر. پدیدار شد.