سامانه اتوماسیون اداری با هدف مدیریت صفر تا صد ارتباطات سازمانی (از قبیل نامه‌های ساده، به گردش درآوردن انواع سند، فرم و فرآیندها) در یک محیط کاری یکپارچه، طراحی و توسعه یافته‌اند. برای طراحی فرآیند‌های خودکار و جریان کار در سامانه‌های اتوماسیون، باید از نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند جریان کار یا همان BPMS استفاده نمود.
حال این سؤال پیش می‌آید که آیا می‌توان بدون اتوماسیون هم از نرم افزار BPMS استفاده کرد؟ یا آیا می‌توان از نرم افزار اتوماسیون و BPMS جدا از هم استفاده کرد؟ برای یافتن پاسخ این سؤال، تا انتهای این مقاله از فراگستر همراه ما باشید.
اتوماسیون اداری چه فرقی با BPMS دارد؟
سامانه اتوماسیون اداری و سیستم BPMS، در حالت عادی دو ابزار جدا از هم هستند، اما مکمل یکدیگر محسوب می‌شوند و در کنار هم مورد استفاده قرار می‌گیرند.
سامانه اتوماسیون اداری بر روی الکترونیکی کردن انواع ارتباطات سازمانی تمرکز دارد، اما نرم افزار BPMS با هدف طراحی فرآیند‌های جریان کار و خودکارسازی آنها توسعه داده شده است؛ به بیان دیگر، سیستم BPMS ابزاری برای طراحی، مدل‌سازی و پیاده‌سازی فرآیند‌هایی است که قابل پیش‌بینی هستند و جریان کاری ثابتی دارند، مانند:
- درخواست مرخصی
- درخواست کالا از انبار
- ثبت سفارش
- ثبت ماموریت
- نظرسنجی
- دریافت و پرداخت هزینه‌ها
- و…
سیستم BPMS تکمیل کننده سامانه اتوماسیون اداری محسوب می‌گردد و امکان خودکارسازی فرآیندها را در اتوماسیون اداری فراهم می‌کند. جهت درک بهتر تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS، پیشنهاد می‌کنیم که مقاله زیر را مطالعه بفرمایید.
BPMS بدون اتوماسیون اداری؟ یک جای کار می لنگد!
یکی از مزیت‌های استفاده از سامانه اتوماسیون اداری، محیط کاری یکپارچه آن است؛ به بیان دیگر، کاربران با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، قادر به انجام کارهای خود و همچنین استفاده از سامانه‌ها، زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای مختلف، در یک محیط کاری یکپارچه می‌باشند و برای استفاده از قابلیت‌های مختلف، نیازی به تغییر محیط کاری خود ندارند.
بهترین و بهینه‌ترین استراتژی برای تبدیل روند سنتی کارها به شکل دیجیتال و خودکارسازی فرآیند‌های قابل پیش‌بینی، استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS یکپارچه با یکدیگر است؛ به زبان ساده، بهتر است نرم‌افزار اتوماسیون و BPMS یک برند را دریافت و استفاده نمایید، اما چرا؟
سامانه اتوماسیون اداری، همانند یک بستر برای فعالیت سامانه‌ها و زیرسیستم‌های دیگر عمل می‌کند و نرم‌افزارها و زیرسیستم‌های دیگر، بر روی بستر اتوماسیون اداری فعالیت می‌کنند و اطلاعات مورد نیاز خود را از آن فراخوانی می‌کنند؛ به عبارت دیگر، سامانه اتوماسیون اداری باید با دیگر زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای مورد نیاز، یکپارچگی داشته باشد.
برای درک بهتر این موضوع، به مثال زیر توجه نمایید:
تصور کنید که سامانه اتوماسیون اداری همانند یک گوشی هوشمند است، که به صورت پیش‌فرض دارای امکانات و قابلیت‌های مختلفی می‌باشد و شما برای استفاده از آنها (مانند برقراری تماس یا ارسال پیامک) اطلاعات مخاطبان خود را درون آن وارد می‌کنید؛ حال برای اضافه کردن قابلیت‌های بیشتر (مانند قابلیت پیام‌رسانی اینترنتی)، شما نرم‌افزارهای مختلفی را (همانند واتس‌اپ) نصب می‌کنید و این نرم‌افزارها به صورت خودکار و اتوماتیک، اطلاعات مورد نیازشان را از بین داده‌ها و اطلاعات ثبت شده درون گوشی شما (مانند مخاطبان) به دست می‌آورند و شما نیازی به وارد کردن دوباره اطلاعات درون نرم‌افزار نیازی ندارید.
این امر به موجب یکپارچگی که بین سیستم عامل گوشی هوشمند شما و نرم‌افزارهای بهینه‌سازی شده برای آن وجود دارد، امکان پذیر است؛ همین یکپارچگی بین سامانه اتوماسیون اداری و زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای مرتبط با آن وجود دارد و استفاده از نرم‌افزارهایی که متناسب با اتوماسیون اداری مد نظر بهینه نشده‌اند، این یکپارچگی را از بین می‌برد.
بیشتر بخوانید: اتوماسیون اداری و BPMS دو روش مکمل برای یک هدف
۶ دلیل که نباید از BPMS و اتوماسیون اداری غیر یکپارچه استفاده کرد
سامانه‌های اتوماسیون اداری که دارای زیرسیستم BPMS هستند، دارای یکپارچگی کاملی با آن می‌باشند و استفاده از BPMSهای متفرقه بر روی سامانه اتوماسیون، این یکپارچگی را از بین می‌برد؛ این امر مشکلات مختلفی را حین استفاده از BPMS و اتوماسیون اداری برای شما به وجود می‌آورد، که برخی از آنها عبارت‌اند از:
۶ دلیل که نباید از BPMS و اتوماسیون اداری غیر یکپارچه استفاده کرد
۱- تعریف راهبرهای جدا
برای استفاده از نرم افزارهای BPMS متفرقه در کنار اتوماسیون اداری خود، باید راهبر جدیدی برای آن تعریف کنید، در حالی که با استفاده از اتوماسیون و BPMS یکپارچه، تنها تعریف یک راهبر برای سیستم کافی است و در یک محیط یکپارچه، قادر به تغییر زیرسیستم خود و مدیریت فرآیندها و جریان کار می‌باشید.
۲- عدم امکان تعریف چارت و سطوع دسترسی متمرکز
یکی دیگر از دلایلی که وجود اتوماسیون اداری در کنار BPMS را ضروری می‌کند، چارت‌های سازمانی همگام‌سازی شده است. به عنوان مثال، برای استفاده از فرآیند‌های طراحی شده توسط نرم افزار BPMS و استفاده از آنها در سامانه اتوماسیون اداری، باید جریان و گردش کار را بر اساس چارت سازمانی و سلسله مراتب طراحی نمود؛ در صورتی که از BPMSی جدا از اتوماسیون اداری استفاده کنید، باید تمام چارت سازمانی و همچنین سطوح دسترسی کاربران را دوباره در نرم‌افزار BPMS تعریف کنید.
۳- نیاز به تنظیم مجدد زیرساخت ها از جمله SMS و ایمیل
اتوماسیون‌های اداری از زیرساخت‌های مختلف برای اطلاع‌رسانی از طریق پیامک، ایمیل یا فکس استفاده می‌کنند؛ این مزیت برای انواع مختلفی از اطلاع‌رسانی‌ها به صورت خودکار استفاده می‌شود. به عنوان مثال برخی از کاربرد‌های استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS یکپارچه در بخش اطلاع‌رسانی عبارت‌اند از:
- اطلاع‌رسانی از آخرین وضعیت درخواست‌ها در فرآیند جریان کار، به کمک پیامک و ایمیل.
- اطلاع‌رسانی از آخرین تغییرات و یا نقص‌های به‌وجود آمده در سیستم به راهبر سامانه، از طریق ایمیل یا پیامک.
- امکان پیگیری وضعیت درخواست توسط ارباب رجوع به صورت ۲۴ ساعته
- و…
۴- استفاده از سامانه های اعتبار سنجی جدا
یکی دیگر از مشکلاتی که طی استفاده از BPMSهای متفرقه با آن رو به رو می‌شوید، استفاده از سامانه‌های اعتبارسنجی و احراز هویت جداگانه برای سیستم‌های اتوماسیون و BPMS می‌باشد؛ علاوه بر اینکه وارد کردن اطلاعات کاربران در سامانه اعتبارسنجی جدید کاری زمان‌بر محسوب می‌شود، این امر موجب کاهش رضایت کاربران نیز می‌گردد.
۵- عدم امکان تعیین جانشین در برخی از BPMSها
در سامانه‌های اتوماسیون کاربران به راحتی قادر به تعیین جانشین برای خود می‌باشند و به دلیل یکپارچه بودن سامانه اتوماسیون با BPMS، این تغییرات به صورت خودکار بر روی مدیریت جریان کار نیز اعمال می‌شود، اما برخی از BPMSها دارای این قابلیت نیستند و در صورت استفاده از BPMSهای متفرقه، ممکن است قابلیت تعیین جانشین در مدیریت فرآیندها را از دست بدهید.
۶- عدم وجود محیط کاری یکپارچه
همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، هدف طراحی و توسعه سامانه‌های اتوماسیون اداری، ایجاد یک بستر و محیط یکپارچه برای مدیریت صفر تا صد ارتباطات سازمانی می‌باشد و در صورت استفاده از نرم افزار BPMS، این یکپارچگی از بین می‌رود و کاربران و راهبران برای مدیریت فرآیندها و جریان کار، باید از سامانه‌های جدایی استفاده نمایند.
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر دارای سامانه مدیریت فرآیند (BPMS) یکپارچه می‌باشد؛ در همین راستا، هنگام استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر، دیگر با مشکلاتی که باهم بررسی کردیم، مواجه نخواهید شد. نرم افزار BPMS فراگستر، با تمامی زیرسیستم‌ها و پایگاه‌های داده اتوماسیون اداری فراگستر، یکپارچه و هماهنگ می‌باشد.
مخلص کلام
استفاده از نرم‌افزار BPMS و سامانه اتوماسیونی که یکپارچه نیستند، مشکلات زیادی را برای شما به وجود می‌آورد، که برخی از آنها را در این مقاله باهم بررسی کردیم؛ شاید در وهله اول این مشکلات برای بسیاری از افراد موارد مهمی به نظر نرسند، اما در استفاده طولانی مدت، عدم یکپارچگی بین سامانه اتوماسیون و سیستم BPMS علاوه بر مواردی که بررسی کردیم، مشکلات بیشتری را نیز برای شما به وجود می‌آورد.
در همین راستا، توصیه می‌کنیم که هنگام تهیه اتوماسیون اداری، حتماً توجه داشته باشید که سامانه اتوماسیون مد نظر دارای BPMS یکپارچه با سامانه باشد، تا به راحتی از امکانات، قابلیت‌ها و مزیت‌های اتوماسیون اداری و سامانه مدیریت فرآیند BPMS استفاده کنید.
نوشته ۶ دلیلی که وجود BPMS و اتوماسیون اداری در یک پکیج متمرکز را حیاتی می کند اولین بار در فراگستر. پدیدار شد.