با افزایش تعداد قالب‌های نامه آماده، ممکن است در هنگام ایجاد مکاتبات نیاز باشد زمان زیادی صرف کنید تا قالب نامه مناسب را بیابید. برای کاهش زمان جستجو در زمان ایجاد نامه و یا فرم جدید، می‌توانید با استفاده از قابلیت مرتب سازی قالب‌های نامه، قالب‌های پرکاربرد و مورد نیازتان را در بین تعداد زیاد قالب های آماده، در کمترین زمان یافته و استفاده نمایید.
شما می‌توانید قالب‌های نامه، سند یا فرم‌ها را در هنگام انتخاب، با کلیک بر روی گزینه ” شخصی سازی ترتیب قالب‌ها ” متناسب با نیازتان مرتب سازی کنید و قالب‌های پرکاربردتر را جهت دسترسی آسانتر در ابتدای لیست بچینید. پس از مرتب سازی به سادگی می‌توانید، از میان قالب‌های موجود در سیستم، قالب مورد نظر خود را انتخاب کنید.
مثلا فرض کنید یک قالب نامه ” سربرگ درخواست خرید ” برای شما خیلی کاربرد دارد، برای این که این قالب در ابتدای لیست قرار گیرد ابتدا مطابق تصویر (۱) بر روی گزینه ” جدید ” کلیک کنید.
تصویر (۱)- بر روی گزینه ” نامه جدید ” کلیک کنید.
در ادامه، مطابق تصویر (۲) در فرم جدید، بر روی دکمه ” شخصی سازی ترتیب قالب‌ها ” کلیک کنید.
مطابق تصویر (۲)، بر روی دکمه ” شخصی سازی ترتیب قالب‌ها ” کلیک کنید.
سپس همانطور که در عکس (۳) و (۴) نشان داده شده است، قالب را به محل مورد نظرتان بکشید و در محل مورد نظر آن را رها کنید.
مطابق تصویر (۳)- قالب را به محل مورد نظرتان بکشید.
تصویر (۴) – قالب نامه را در محل مورد نظر رها کنید
همانطور که مشاهده کردید، شما با این امکان می‌توانید قالب‌های نامه پرکاربردتر را جهت دسترسی آسانتر در ابتدای لیست بچینید.
نوشته مرتب سازی قالب‌های نامه توسط هر کاربر در فرم نامه جدید بصورت شخصی اولین بار در فراگستر. پدیدار شد.