سازمان‌های بزرگ برای تامین نیازها و خریدهای خود، از فرایندی تحت عنوان فرایند خرید سازمانی کمک می‌گیرند؛ فرایند خرید سازمانی یا همان فرایند خرید و تهیه کالا یا خدمات، از مراحل مشخصی تشکیل شده است، که می‌توان برخی از آن‌ها را به کمک ابزارهای نرم‌افزاری، خودکارسازی نمود. برای آشنایی با فرایند خرید سازمانی و همچنین روش خودکارسازی آن، تا انتهای مقاله همراه ما باشید.
فرایند خرید سازمانی چیست؟
فرایند خرید سازمانی فرایندی پیچیده و چند مرحله‌ای محسوب می‌گردد، که با هدف تهیه کالا و یا خدمات مورد نیاز سازمان‌ها و کسب و کارها از تامین‌کنندگان طراحی شده و توسعه یافته است. خرید سازمانی را می‌توان به دو دسته کلی تقسیم کرد:
۱ – خرید سازمانی خرد
کالاها یا خدماتی که به صورت مکرر خریداری یا تهیه می‌شوند – مانند کاغذ، لباس کار، کالاهای سوپرمارکتی، مواد اولیه برای تولید محصولات و دیگر اقلام مصرفی – جزو خریدهای سازمانی خرد محسوب می‌گردند؛ فرایند خرید سازمانی خرد مانند خرید سازمانی کلان گسترده نمی‌شود و مراحل آن ساده‌تر و کوتاه‌تر هستند. این نوع از خریدهای سازمانی ممکن است با بررسی چندین کاتالوگ و استعلام قیمت از چند فروشنده و تامین کننده به سر انجام برسد و محصولات یا خدمات مورد نیاز سازمان به سادگی تهیه و خریداری شوند.
خریدهای سازمانی خرد حتی ممکن است به صورت تک تک واحدها و بخش‌های سازمان صورت بگیرد و اینکه خریدهای مشترک واحدها و بخش‌های مختلف، باهم ترکیب شوند و به صورت ساده و بدون نیاز به استفاده از فرایندهای پیچیده و با توجه به قوانین و مقررات داخلی سازمان، توسط کارکنان سازمان تهیه گردند.
۲ – خرید سازمانی کلان
محصولات و خدماتی که پیچیده‌تر و گران‌تر از خریدهای معمول در سازمان هستند و به صورت مکرر نیز تهیه و خریداری نمی‌شوند، خرید سازمانی کلان نام می‌گیرند؛ فرایند خرید سازمانی کلان نسبت به خرید سازمانی خرد از پیچیدگی و حساسیت بیشتری برخوردار است و به برگزاری مناقصه و مذاکرات طولانی می‌انجامد. بر خلاف فرایند خرید سازمانی خرد، این دسته از خریدهای سازمانی نیازمند دریافت پیشنهادات مکتوب تامین کنندگان، ارزیابی و بررسی دقیق استعلام قیمت، پیشنهادات فنی و حتی خدمات پس از فروش هر کدام از تامین‌کنندگان است.
در فرایند خرید سازمانی کلان، تصمیمات نهایی توسط مدیران و متخصصان مربوطه صورت می‌گیرد و قبل از نهایی شدن فرایند خرید سازمانی، ارزیابی‌ها و بررسی‌های دقیقی روی آن صورت می‌گیرد و برای خرید نیز از روش‌های مختلفی مانند مناقصه‌گذاری، مذاکره و… استفاده می‌شود و توافقات و قراردادهای نسبتا بلند مدت با تامین‌کنندگان منعقد می‌گردد.
بیشتر بدانیم: تاثیر استفاده از اتوماسیون اداری در مدیریت زنجیره تامین (SCM)
مراحل فرایند خرید سازمانی چیست؟
برای خودکارسازی فرایند خرید سازمانی، مانند هر فرایند دیگری ابتدا باید با مراحل آن آشنا شویم. فرایند خرید سازمانی متناسب با اینکه جزو کدام دسته از فرایندهای خرید – یعنی خرید سازمانی خرد و خرید سازمانی کلان – قرار می‌گیرد، مراحل مختلفی دارد؛ اما می‌توان برای آن مراحل عمومی و مشترکی را در نظر گرفت. مراحل فرایند خرید سازمانی عبارت‌اند از:
۱- شناسایی نیاز و ایجاد درخواست خرید
اولین قدم شناسایی و تعریف نیازهای سازمان یا واحد‌های آن به یک محصول یا خدمات خاص است؛ پس از شناسایی و تعریف نیازها، درخواست کالا یا خدمات در سازمان ثبت می‌گردد و پس از بررسی موجودی انبار، فرایند وارد مراحل بعدی می‌شود.
۲- جستجوی تامین کننده و استعلام قیمت
راه‌های مختلفی برای جستجو و پیدا کردن تامین‌کننده مناسب وجود دارد، مانند مراجعه میدانی، جستجوی آنلاین، بررسی کاتالوگ‌ها، برقراری ارتباط با تامین‌کنندگان مطرح و یا برگزاری مناقصه برای حضور تامین‌کنندگان؛ پس از پیدا کردن تامین‌کنندگان، باید هزینه محصولات، کالاها و یا خدمات مورد نیاز سازمان از آن‌ها استعلام گرفته شود و مورد ارزیابی قرار بگیرد.
۳- ارزیابی قیمت و کیفیت محصولات یا خدمات
استعلام قیمت‌ها و پیشنهادها باید توسط مدیران و افراد متخصص و مرتبط، مورد ارزیابی قرار بگیرد و علاوه بر آن، تامین‌کنندگان نیز باید از جنبه‌های مختلفی – مانند سابقه، کیفیت ارائه خدمات، تعهد در اجرا و تامین کالا و… – بررسی شوند.
۴- انتخاب تامین کننده، مذاکره و انعقاد قرارداد
آخرین مرحله قبل از ثبت سفارش و پرداخت هزینه‌ها، انتخاب تامین‌کننده و برگزاری جلسه مذاکره برای تعیین و تعریف قرارداد و ذکر تعهدات دو طرف است؛ پس از بازنگری‌ها، مذاکرات و آماده‌سازی‌ها، طرفین قرارداد تهیه شده را امضا می‌نمایند.
نمونه فرایند طراحی شده عقد قرارداد کلان
۵- پرداخت و دریافت کالا
پس از پرداخت هزینه متناسب با مفاد قرارداد و مذاکرات صورت گرفته، شرکت تامین‌کننده موظف است تا محصولات یا خدمات خریداری شده را به سازمان ارائه نماید.
بیشتر بدانیم: طراحی فرایند چیست و چه نرم افزاری برای طراحی فرایند کسب و کار مناسب است؟
چطور فرایند خرید سازمانی را خودکارسازی کنیم؟
برای خودکارسازی فرایندها ابزارها و نرم‌افزارهای مختلفی وجود دارد، اما بهترین ابزار برای طراحی و مدلسازی فرایندها و سپس خودکارسازی آن‌ها، نرم افزار مدیریت فرایندها کسب و کار یا Business Process Management System است که به اختصار BPMS نیز نامیده می‌شود. به کمک نرم افزار BPMS، میتوانید پس از تعیین و تعریف جریان کار، مراحل مختلف فرایند را به صورت الکترونیکی و بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی تخصصی و تنها با Drag&Drop کردن المان‌های بصری، طراحی و مدلسازی کنید و خودکارسازی نمایید.
برای خودکارسازی فرایند خرید سازمانی، ابتدا باید مراحل مختلف این فرایند – هم برای خرید سازمانی خرد و هم خرید سازمانی کلان – را مشخص کنید و سپس در صورت نیاز آن را اصلاح نمایید و بهبود ببخشید؛ پس از مشخص شدن مراحل مختلف و مسیر جریان کار فرایند در سازمان، طراحی فرایند در نرم افزار BPMS صورت می‌گیرد.
نمونه فرایند طراحی شده برای درخواست خرید
نکته حائز اهمیت برای بکارگیری نرم افزار BPMS این است که فرایندهای طراحی شده برای خودکارسازی و آزادسازی نهایت پتانسیل خود، باید در بستری مناسب پیاده‌سازی و اجرا شوند؛ بهترین بستر برای پیاده‌سازی فرایندهای طراحی شده با BPMS در سازمان‌ها و شرکت‌ها، سامانه اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری به عنوان نرم‌افزار و سامانه‌ای که در تمامی سطوح سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد، بهترین گزینه برای پیاده‌سازی فرایندهای طراحی شده با BPMS و خودکارسازی آن‌ها در سازمان است.
شایان ذکر است که علاوه بر دسترس‌پذیری بالای اتوماسیون اداری در سطوح مختلف سازمان، اتوماسیون اداری قابلیت اتصال به سایر سیستم‌های سازمان – مانند انبارداری، پیشخوان خدمات دولت، CRM، سیستم‌های مدیریت مالی و… – را دارد و امکان فراخوانی اطلاعات و داده‌ها و استفاده از آن‌ها در فرایندها را فراهم می‌کند و به همین دلیل، می‌توان فرایند خرید سازمانی را با دقت و عملکرد بهتری طراحی کرد و خودکارسازی نمود.
بیشتر بدانیم: مدلسازی و خودکارسازی فرایند در نرم افزار BPMS فراگستر
مزایای خودکارسازی خرید سازمانی با BPMS چیست؟
خودکارسازی و اتوماسیون فرایندهای سازمانی مزایای مختلفی به همراه دارد، حال اگر این خودکارسازی به کمک نرم افزار BPMS نیز صورت گرفته باشد، مزایای آن بیشتر نیز می‌گردد، زیرا نرم افزار BPMS امکان طراحی فرایندهای پیچیده با استفاده از المان‌ها و نماد‌های بصری ساده را فراهم می‌کند و همچنین با استفاده از فرم‌ساز یکپارچه با BPMS میتوانید انواع مختلفی از فرم‌های الکترونیکی را نیز متناسب با فرایندهای خود طراحی کنید. ۶ تا از مهم‌ترین مزایای خودکارسازی خرید سازمانی با BPMS عبارت‌اند از:
مزایای خودکارسازی خرید سازمانی با BPMS
۱- افزایش سرعت فرایند
به کمک نرم افزار BPMS می‌توان وظایف و فعالیت‌های موجود در هر فرایند را مدلسازی و خودکارسازی نمود و فرایندها را بدون دخالت انسان یا با حداقل دخالت انسان اجرا کرد، که این امر موجب افزایش سرعت فرایندها می‌گردد.
۲- افزایش بهره وری فرایند
افزایش سرعت فرایندها و کاهش زمان اجرای آن‌ها و همچنین بهینه‌سازی فرایندها و به حداقل رساندن مراحل آن، عواملی هستند که موجب افزایش بهره‌وری در سازمان یا کسب و کار می‌گردند.
۳- کاهش خطاهای انسانی
برای طراحی و خودکارسازی فرایندها، باید مراحل مختلف آن را به دقت بررسی نمود و آن‌ها را بهینه‌سازی کرد، تا با نهایت دقت و سرعت انجام شوند؛ این امر خودبه‌خود علاوه بر افزایش سرعت و بهره‌وری، موجب کاهش خطاهای انسانی می‌گردد، زیرا مراحل فرایندها با دقت بررسی شده‌اند و بسیاری از آن‌ها بدون دخالت انسان صورت می‌گیرند.
۴- افزایش شفافیت فرایند
یکی از مهم‌ترین مزایای طراحی و خودکارسازی فرایندها با BPMS، امکان نمایش تصویری جریان کار فرایند با استفاده از نماد‌ها و المان‌های بصری است، به نحوی که هر فردی با مشاهده آن، بتواند جریان کار را در فرایند درک کند و این امر افزایش شفافیت فرایندها را به همراه دارد. هرچه فرایندها شفاف‌تر باشند، افراد دید بهتری نسبت به وظایف، فعالیت‌ها و جایگاه خود در فرایند دارند، که موجب افزایش همکاری و هماهنگی اعضای سازمان برای اجرای فرایندها می‌گردد.
۵- پیگیری آسان فرایند
نرم افزار BPMS این امکان را در اختیار شما می‌گذارد که فرایندها را رصد کنید و میزان پیشرفت آن‌ها را نظارت کنید؛ همچنین به دلیل یکپارچگی اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS، میتوانید به راحتی از درون اتوماسیون اداری، وضعیت فرم‌ها، درخواست‌ها و نامه‌ها را در سازمان مشاهده کنید و مسیر ارجاعات را پیگیری نمایید.
۶- بهبود هماهنگی و همکاری
با مشخص بودن جریان فرایند و جایگاه و وظایف هر کدام از اعضای سازمان در فرایند، امکان اشتباه و کوتاهی در انجام وظایف وجود ندارد و افراد به وظایف خود و دیگران واقف هستند؛ که این امر موجب افزایش هماهنگی در بین اعضای سازمان و همچنین افزایش روحیه همکاری می‌گردد.
نرم افزار BPMS چه قابلیت ها و کاربردهایی در خودکارسازی فرایند سازمانی دارد؟
تا این قسمت از مقاله با مفهوم فرایند خرید سازمانی و خودکارسازی آن آشنا شدیم؛ همچنین مزایای خودکارسازی فرایند خرید سازمانی به کمک نرم افزار BPMS را نیز باهم مورد بررسی قرار دادیم. اکنون زمان آن رسیده که با قابلیت‌ها و کاربردهای BPMS فراگستر برای خودکارسازی فرایندهای سازمانی – از جمله فرایند خرید سازمانی – آشنا شویم:
- یکپارچگی کامل با کارتابل اتوماسیون اداری
- طراحی و مدلسازی فرایندها در محیط کاملا گرافیکی
- طراحی فرایندها بر اساس استاندارد BPMN 2.0
- طراحی مسیر امضا و تاییدات
- طراحی فرم‌ها و فرایندها با استفاده از Drag&Drop
- سفارشی‌سازی انواع فرم‌های سازمانی
- اتصال به سایر سامانه‌ها و فراخوانی اطلاعات از آن‌ها
- قابلیت تعریف زیرفرایند در فرایندهای اصلی
- پشتیبانی از معماری سرویس‌گرا (SOA)
- امکان تعریف انواع شرط‌ها و انتساب‌ها
- پشتیبانی از Sub-forms درون یک فرم
- یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری
- و…
برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری و خودکارسازی انواع فرایندهای سازمانی – مانند خودکارسازی فرایند خرید سازمانی – میتوانید از طریق لینک زیر، درخواست خود را ثبت کنید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن ضمن ارائه مشاوره رایگان متناسب با نیاز سازمان و کسب و کارتان، نسخه دموی آنلاین اتوماسیون اداری فراگستر را نیز در اختیار شما قرار دهند.
سخن پایانی
فرایند خرید سازمانی یکی از فرایندهای پیچیده و مهم محسوب می‌گردد، به خصوص فرایند خرید سازمانی کلان، که باید ارزیابی‌ها و بررسی‌های مختلفی در هنگام خرید صورت بگیرد و برای گذر از مرحله، تاییدات لازم صورت بگیرد؛ با استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS آن، میتوانید بسیاری از فرایندها – مانند فرایند خرید سازمانی – را طراحی، مدلسازی و خودکارسازی نمایید، تا علاوه بر افزایش سرعت فرایندها، دقت و بهره‌وری آن‌ها نیز افزایش بیابد.
امیدوریم که از مطالعه این مقاله لذت برده باشید و همچنین شایان ذکر است که پذیرای سوالات و ابهامات شما در بخش نظرات هستیم، تا در کمترین زمان ممکن پاسخگوی شما عزیزان باشیم.
نوشته فرایند خرید سازمانی در سازمان های بزرگ به چه شکل است و چطور می توان آنرا خودکارسازی کرد؟ اولین بار در فراگستر. پدیدار شد.